Warum NPOs auf Microsoft setzen sollten

Viele NPOs setzten in der Vergangenheit auf eine spezifische Branchenlösung, wenn es um die Einführung eines CRM ging. Diese Branchenlösungen werden meistens On-Premise (in eigenen Rechenzentrum) betrieben und sind heutzutage technologisch überholt. Mit den Branchenlösungen kann das Fundraising gut organisiert werden, jedoch andere Bereiche wie Marketing Automation, Projektmanagement, Finance HRM oder auch die Zusammenarbeit untereinander sind damit nur mit aufwendigen Schnittstellen zu anderen Tools möglich. Diese Option genügt den Anforderungen moderner NPOs nicht mehr.

Die Bedürfnisse von NPOs an ein CRM System unterscheiden sich von Organisationen, die in anderen Bereichen tätig sind. Eine transparente Darstellung der Donor Journey, Spender- und Beziehungsmanagement, Fundraising und Projekt Monitoring sind Themen, die von einem CRM System gelöst werden müssen, um reibungslose Prozesse zu gewährleisten.

Anforderungen

Wichtigste Anforderungen

Zielgruppengerechtes Marketing mit der Donor Journey

Die Betreuung von Spendern und die zielgruppenspezifische Ansprache ist ein wichtiger Erfolgsfaktor in Non-Profit-Organisationen. Dabei steht der Begriff «Donor Journey» im Fokus. Die Donor Journey beinhaltet die administrativen und kommunikativen Prozesse nach der Akquise eines Spenders und ermöglicht einen echten Aktions-Reaktions-Zyklus. Mit diesen Prozessen soll erreicht werden, die Spender an die NPO zu binden, zu reaktivieren oder upzugraden. Die Prozesse müssen deshalb auf das Verhalten der Spender angepasst und individualisiert werden. Es gilt die richtige Botschaft an den passenden Empfänger zum richtigen Zeitpunkt über den richtigen Kanal zu vermitteln. Zu den Kanälen zählen u.a. Homepage, Social-Media, Newsletter und Kontaktformulare. Aber auch offline Aktivitäten wie Mailings, Events, Telefonate, persönliche Gespräche, Strassenwerbung etc. sind Elemente einer Donor Journey. Sie ermöglichen viele persönliche Touchpoints, welche die Spenderbindung erhöhen.

Spender- & Beziehungsmanagement

Der Spenden-Markt ist deutlich kompetitiver geworden und Spenderakquise wird immer aufwändiger. Der Fokus der NPO liegt deshalb auf einer langfristig ausgerichteten Beziehungsaufbau zum Spender. Die 360° Sicht auf alle Informationen rund um die Spender bedeutet, dass die Beziehungen zu den Spendern inklusive der gesamten Kommunikation individuell gepflegt werden können.

Transparenter Geldfluss

Jede Spende lässt sich einem Spendenprojekt sowie auch einem Spendenereignis zuordnen. Mit dem CRM soll der gesamte Geldfluss von der Einnahme der Spende bis zu ihrem korrekten Einsatz abgebildet werden. Diese Transparenz fördert das Vertrauen der Spender in die Organisation und somit auch ihre Spendenbereitschaft.

Aussagekräftige Auswertungen

Auswertungen, Analysen und Berichte sind ein wichtiger Teil des strategischen Fundraisings. Mittels interner Dashboards oder integriertem Power BI sollen die Daten so abgebildet werden, dass das strategische Fundraising optimiert werden kann. So wird ermittelt, wo Potenzial für Kosteneinsparungen vorhanden ist und wo erfolgsversprechend Investitionen getätigt werden können.

Umfassendes Kampagnenmanagement

Die Pflege der verschiedenen Touch-Points mit den Spendern ist ein wichtiger Teil des Kampagnenmanagements. Damit lassen sich auf den Touch-Point ausgerichtete Aktivitäten zielgruppengerecht planen, verwalten und auswerten. So wird zu jedem Zeitpunkt ein Gesamtüberblick über die Entwicklung aller Zielgruppen innerhalb der Spender, Partner, Mitglieder und potenziellen Neuspendern gewährleistet.

Wenn Fundraising-, PR- und weitere Marketingaktionen getrennt voneinander durchgeführt werden, kann dies zu falschen Analysen der Daten und widersprüchlichen Informationen beim Spender führen. Nur für den Spender relevante Nachrichten und Informationen stärken die Loyalität zum NPO und führen zu langfristiger Spenderbindung. Um die digitale Betreuung der Spender erfolgreich erledigen zu können, ist eine Automation der Prozesse notwendig. Durch komplexe IT-Landschaften, unterschiedliche Datenbasis und einem „Silo-Denken“ wird der Aufbau eines Donor Journeys behindert.

Diese Herausforderungen gilt es bestmöglich zu lösen und eine umfassende End-to-End Lösung bei der NPO zu implementieren.

Lösungsansatz von Ambit Group

Die Ambit Group kennt sich mit den Anforderungen von NPOs aus und ist der ideale Partner für ihr Digitalisierungsprojekt mit Microsoft Dynamics 365. Bei den Change-Projekten und der Einführung einer dedizierten Microsoft Technologie Strategie stehen folgende Elemente im Vordergrund:

Nutzung einer Plattform, Reduktion von Schnittstellen und Komplexität

Es sollte ein klares Ziel des Projektes sein, dass die Komplexität der Systemlandschaft reduziert wird. Dies kann dadurch erreicht werden, dass die Anzahl Schnittstellen reduziert wird. Wo immer möglich soll eine integrative Lösung eingesetzt werden (z.B. ClickDimensions oder Dynamics 365 for Marketing).

Aufbau DWH

Aufbau eines umfassenden DWH (Data Warehouse) als "Single Point of Fact". Dabei liefern die verschiedenen Business Applikationen hochwertige Daten an das DWH, welches eine hohe Aussagekraft im Sinne eines analytischen CRM / BI ermöglicht.

Integration

Verschiedene Prozesse und Applikationen lassen sich verbinden und Prozesse komplett neugestalten. Für NPOs ist es wichtig, ihre Spender zu kennen. Nur mit diesem Wissen ist es möglich, diese zum Spenden zu motivieren und die Beziehung zur Organisation zu stärken. Microsoft Dynamics 365 unterstützt hierbei, indem es eine 360 Grad Sicht auf sämtliche persönliche und juristische Personen gibt, die mit dem NPO in Kontakt stehen. Microsoft Dynamics 365 wird als zentrale Datenbasis für alle relevanten Kontakte und Firmen integriert. Die Software optimiert die Geschäftsprozesse und vernetzt die Kundendaten, um Beziehungen aufzubauen, die Produktivität zu steigern und die Interaktion mit den Kunden zu verbessern. Zusätzlich können ERP und Fundraising Systeme angebunden und Office 365 integriert werden. Weitere Applikationen von Microsoft wie Social Engagement, Business Intelligence, Marketing Automation, Eventmanagement, Spenderbefragung, Dokumentenmanagement und Finanzverwaltung tragen zu einer integrierten Organisationslösung bei.

Cloud Strategie

Nutzung der „Best in Class“ Infrastruktur von Microsoft und Einbindung neuer Azure basierter Services. Mit der Cloud hat man immer eine aktuelle Software und muss sich nicht mehr über Speicher- und Rechenleistungskapazitäten Gedanken machen.

Vorteile der Cloud

Die Ambit Group hat heute schon Kunden, die sich bewusst von einer Branchenlösung weg hin zu einer Plattformlösung entschieden haben. Diese Organisationen setzen voll auf Microsoft Dynamics 365 auch in Verbindung mit der gesamten Microsoft Business Applikationsplattform.

NPOs erhalten Sonderkonditionen für Microsoft-Lizenzen

NPO erhalten mit dem Microsoft Nonprofit-Lizenzprogramm deutliche Preisnachlässe auf Microsoft-Lösungen wie Office 365 und Cloud-Services wie Azure. Die Sonderkonditionen bieten Organisationen mit grossem und kleinem Lizenzbedarf Preisvorteile wie auch bei Cloud-Services wie Azure und Office 365. Voraussetzung für die Sonderkonditionen ist ein von Microsoft ausgestelltes Berechtigungs-Zertifikat.

Je nach Organisationsgrösse sind unterschiedliche Lizenzierungspläne geeignet. Zwei davon (Office 365 Non-Profit Business Essential und Office 365 Non-Profit E1) sind kostenlos. Diese enthalten jedoch keine vollständig installierte Version von Office. Für die vollständige Nutzung von Office benötigen Sie die ermässigten Office 365 Business Premium-, E3- oder E5-Lizenzen.

Folgend einige Beispiele für die Preisvorteile für NPOs bei Lizenzen:

Beispiele

Dynamics for Customer Engagement

Listenpreis: CHF 113.20

NPO Preis: CHF 28.30

(Preise pro User / Mte)

Dynamics for Marketing (Standalone)

Listenpreis: CHF 1’476.20  

NPO Preis: CHF 369.--

(Preise sind für Lösung / Mte)

Preise gemäss Preisliste Mai 2019, Preisänderungen vorbehalten. Der Anspruch auf NPO (Charity Lizenzen) kann die Ambit Group AG nicht gewähren. Diese müssen bei Microsoft direkt beantragt werden. Es gelten die Lizenzbedingungen von Microsoft.

Eigenes Datenmodell für NPOs

Das Microsoft Common Data Model for Nonprofits entstand aus dem Beobachten und Lernen von 100 NPOs über ihre unerfüllten technologischen Herausforderungen und die Frustration der Datenverwaltung über die vielen Systeme hinweg. Dabei wurde das Common Data Model (CDM) von Microsoft um Konzepte und spezifischen Bedürfnisse der NPOs erweitert. Diese Nonprofit Accelerators ergänzen den reichen Funktionsumfang von Dynamics 365 mit speziell für NPOs konstruierte Einheiten: 

  • Verwaltung von Spenden
  • Zuschüssen und Drittmitteln
  • Management von Mitgliedern und Ehrenamtlichen
  • Unterstützung spezieller Methoden für public und individual Fundraising
  • Wirkungsverfolgung auf Basis des IATI-Standards.

Durch die Nutzung der Leistungsfähigkeit der Microsoft-Technologie wie Azure, Office 365, Power Platform, Dynamics 365 und Power BI ermöglicht das gemeinnützige CDM NPOs Zeit und Geld zu sparen. Das Microsoft Common Data Model for Nonprofits ist das erste seiner Art, das ein Modell bereitstellt, das die besten Praktiken der Branche widerspiegelt.