Auswahl und Implementierung eines Fundraising-Systems
Von Stolpersteinen und Erfolgsfaktoren.
Im Rahmen des Deutschen Fundraisingkongress 2023 in Berlin, haben wir mit der Ambit Group am Fachtag Datenmanagement und -kompetenz teilgenommen.
Aktuell müssen NGOs die Herausforderungen der Digitalisierung angehen und sich insbesondere im Fundraising neu aufstellen: strategisch, prozessual/organisatorisch und systemseitig. Systeme sollen möglichst lange im Einsatz bleiben. Die Anschaffung für ein solches System ist meist langwierig. Das Thema ist sehr komplex, da es nicht nur um die Software geht, sondern auch um die Fundraising-Strategie, die Prozesse, das Change-Management und im Endeffekt auch um viel Geld. Der interne und externe Druck auf die Organisationen sind dementsprechend hoch.
Im Vorfeld des Fachtages fanden bereits Fachgruppen-Treffen des Data Teams statt. In dem Format konnten wir unsere Erfahrungen einbringen und Einblicke anderer Systemanbieter, Berater aber auch der Organisationen gewinnen. Unser Fazit daraus: Viele Erfahrungen ähneln sich – unabhängig davon, ob sie von den Organisationen selbst oder von den Dienstleistern geteilt wurden.
Der gemeinsame Nenner?
Die Teilnehmenden hätten sich vor Start ihres eigenen Projekts mehr Informationen zu den Projekt-Erfolgsfaktoren in Digitalisierungsprojekten gewünscht.
Impressionen vom Fachtag
Bilderquelle: Deutscher Fundraising Verband
Welches sind die wesentlichen Erkenntnisse und Erfolgsfaktoren bei der Einführung eines Fundraising-Systems?
Anforderungsanalyse – so umfänglich wie möglich, so detailliert wie nötig
Bei der Vorbereitung auf ein Digitalisierungsprojekt beschäftigen sich Organisationen meist sehr stark mit ihren Anforderungen an das zukünftige System. Wichtig ist hier, die Planung des Projekts mit der notwendigen Stabilität, mit einem verlässlichen Budget und realistischen Zeitplan herzustellen. Die Aufgabe, alle relevanten Anforderungen im Detail an ein künftiges System zu definieren, ist eine sehr herausfordernde Aufgabe. Hier gilt es, eine Balance zwischen beidem herzustellen. Der Rahmen für die geplante Lösung sollte demnach so klar wie möglich sein, um grundsätzliche strategische und architektonische Entscheide valide treffen zu können. Die wesentlichen Anforderungen sollten tatsächlich Anforderungen und keine Funktionen beschreiben. Heutige Softwarelösungen bieten verschiedene Wege zum Ziel, sodass der Versuch, Funktionen zu beschreiben, die einem heute noch unbekannt sind, eher hinderlich ist.
Unsere Empfehlung hier: Der Einstieg in eine gemeinsame Scoping-Phase, um den Projektrahmen gemeinsam zu erarbeiten und mögliche Kostentreiber früh zu identifizieren.
Unsere Erfahrung zeigt, dass die Nennung der kostentreibenden Aspekte gleich zu Beginn durch Anpassungen innerhalb der Organisation, die Komplexität im Projekt reduziert und einfachere Lösungen ermöglicht.
Plattform- oder Branchenlösung? Oder ist sogar beides möglich?
Ein modernes Fundraising-System, das den Anforderungen der Organisationen entspricht, kann unterschiedlich erreicht werden. Es gibt einerseits Branchenlösungen und andererseits sogenannte Plattformlösungen (Microsoft).
Die Ambit Group ist der Ansprechpartner für die Microsoft Plattform. Wir sind davon überzeugt, dass Organisationen den Herausforderungen mit Plattformlösungen optimal gerüstet sind. Denn, mit dieser Lösung ist die nötige Skalierung bei gleichzeitiger Individualisierung möglich! Die Entscheidung, ob eine Organisation eine Plattform- oder Branchenlösung einsetzt, ist ein strategischer Entscheid und sollte entsprechend auf strategischer Ebene (nicht der funktionalen Ebene) getroffen werden.
Mit der NPO Foundation der Ambit Group, die auf Microsoft Dynamics 365 basiert, stehen Funktionsbausteine zur Verfügung, die über den Standard von Microsoft Dynamics 365 hinausgehen und gewisse Spezifika von Non-Profit-Organisationen adressieren: eine optimale Grundlage, welche erlaubt auf die Besonderheiten der jeweiligen Organisationen individuell eingehen zu können.
Realistisches Projektbudget
Dank langjähriger Erfahrung und einer klaren Kommunikation im Vorfeld des Projektes, können die gegenseitigen Budgetvorstellungen auf eine realistische Umsetzung geprüft werden. Ein Digitalisierungsprojekt dieser Größenordnung stellt für jede Organisation einen großen Invest dar.
Dabei ermöglicht eine agile Vorgehensweise, ein fortwährendes Nachjustieren in der Projektsteuerung und entsprechend gezielte Maßnahmen, dass wir im Budgetrahmen bleiben.
Wir empfehlen unseren Kunden, Reserven für das Projekt zu bilden, um auf Veränderungen im Projekt reagieren zu können. Oft stellt sich nach einiger Zeit heraus, dass interne Ressourcen im geplanten Umfang fehlen und externe Lösungen gesucht werden müssen.
Ausreichende interne Kapazitäten und effektive Planung der Ressourcen
Bei der Projektierung der Einführung eines neuen Fundraising-Systems stehen die Kosten für die Beauftragung des Beratungs- und Implementierungspartners schnell im Fokus. Dabei wird vernachlässigt, dass das Vorhaben intern ebenfalls Kapazitäten bindet. Eine Systemeinführung ist nebenbei zum Tagesgeschäft kaum zu schaffen und sollte entsprechend effektiv mit Ressourcen ausgestattet werden.
Change Management – der Schlüssel zum Projekterfolg
„Change! Change! Change!“ Es kann nicht oft genug wiederholt werden, wie wichtig das Thema Change-Management für die erfolgreiche Einführung eines Fundraising-Systems ist. Helvetas hat dies in unserem gemeinsamen Video und im Interview wunderbar ausgeführt, welche Veränderungen ein solches Projekt mit sich bringt und wie wichtig die Bereitschaft zur Veränderung ist.
Die Wahrheit, die fast keiner hören möchte: Realistischer Zeitplan
Die Einführung eines neuen Systems setzt Zeit und Geduld voraus. Ein realistischer Zeitplan stellt sicher, dass das Projekt sich in die richtige Richtung entwickelt. Dabei sollten die internen Kapazitäten realistisch eingeschätzt und saisonale Abhängigkeiten berücksichtigt werden. Insbesondere Non-Profit-Organisationen haben Zeiten, in denen die Organisation kaum für das Projekt zur Verfügung stehen kann und in denen ein Go-Live kategorisch unmöglich ist.
Von Ist- zu Soll-Prozessen
Das Projekt dient dazu, heutige Ist-Prozesse zu hinterfragen und künftige Soll-Prozesse zu definieren. Hierbei geht es darum, etablierte und gut funktionierende Prozesse beizubehalten und bisherige Arbeitsweisen zu hinterfragen und ggf. zu adaptieren. Häufig tun sich die Projektbeteiligten zu Beginn schwer damit, dies zu abstrahieren und sich zukünftige Prozesse im neuen System vorzustellen.
In der Regel fällt es leicht, zu beschreiben wie heute gearbeitet wird. Die Formulierung, wie in Zukunft gearbeitet werden soll, ist dagegen eine Herausforderung.
An dieser Stelle hilft es, dass wir unsere Kunden in den jeweiligen Sprints stark involvieren und frühzeitig testbare Bausteine bereitstellen. Beteiligte können sich so fortlaufend an das neue System gewöhnen und nach und nach ihr Wissen erweitern.
Auch wenn es stürmisch wird: Auf Kurs bleiben
In Projekten dieser Komplexität ist es natürlich, dass im Projektverlauf „Aufs und Abs“ entstehen. Unser Anspruch ist es, von Anfang an auf Augenhöhe mit unseren Kunden und als Partner zu agieren. Wir wollen so gemeinsam auch in schwierigen Projektphasen faire und nachhaltige Lösungen finden. Voraussetzung für eine solche Zusammenarbeit ist für uns, als strategischer Partner auf dem Weg der Digitalisierung angesehen zu werden.
„Der richtige Partner ist wichtiger als die Software“
Eine Aussage, die beim Fachtag gefallen ist, ist natürlich Musik in unseren Ohren - „Der richtige Partner ist wichtiger als die Software“. Endlose Excel-Listen, die unsere Lösungen hinsichtlich von Features bewerten sollen, gehören zu unserem Alltag.
Dabei liegt der Schlüssel erfolgreicher Projekte in der Zusammenarbeit und in der passenden Chemie zwischen der Organisation und dem Partner. Wir haben ein klares, strategisches Commitment zur NPO-Branche und agieren mit einem nachhaltigen Engagement in diesem für uns wichtigen Segment. Dies wird auch dadurch deutlich, dass wir einer der wenigen deutschsprachigen strategischen Partner von Microsoft im Bereich NPO sind.
Die Nachhaltigkeit und der Fokus spiegelt sich in unserem Investment in unsere NPO Foundation wider. Mit der Business Unit NPO & Education können wir sicherstellen, dass unsere Mitarbeitenden die Anforderungen und die branchenspezifische Sprache unserer Kunden kennen. Im deutschsprachigen Raum sind wir damit ein aussergewöhnlich grosses Team, auch wenn die Mitarbeiterzahl gesamt kleiner ist als bei anderen Partnern.
Wir stellen die Betreuung ganzheitlich von der Beratung, Konzeption bis hin zur Implementierung und anschließenden Betreuung im Betrieb, mit dem Anspruch einer kontinuierlichen Weiterentwicklung, sicher.
Weiterführende Informationen / Links
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Thomas Lewandowski, Business Unit Lead NPO & Education
thomas.lewandowski@!ambit-group.com
+49 151 22 94 88 63
