Ambit Group: Umsetzung der Digitalisierungsstrategie von Almatec AG mit Microsoft Dynamics 365

Business Case Almatec AG

Eine konsequente Umsetzung der Digitalisierungsstrategie mit Microsoft Dynamics

Dynamics AX 2012 als zentrale ERP-Datenplattform bei Almatec AG

Mit der Einführung von Dynamics AX 2012 R3 wurde der Grundstein für die Digitalisierungsstrategie gelegt. Auf den ersten Blick ist die umfangreiche Produktevielfalt, welche Almatec führt, nicht offensichtlich. Allerdings war die Abbildung der Produktevielfalt mittels eines Produktkonfigurators mit über 40 verschiedenen Konfigurationsmodellen - was Abbildungen von mehreren tausend von Produktvarianten zulässt - eine der Hauptanforderungen an das neue ERP.

Schwerpunkte der Einführung

Dynamics AX 2012 R3

  • Reorganisation
    Geschäftsprozesse / Warenfluss und Lagerverwaltung / Globaler Adress-/Artikelstamm (Konsolidierung aus mehreren Systemen) / Einheitliches parametrierbares Berichtslayout für alle Gesellschaften / Finanz und Controlling über alle Gesellschaften nach den gleichen Vorgaben ohne externe Konsolidierung
  • Globales Firmentemplate mit allen möglichen Geschäftsprozessen für die einzuführenden und für zukünftige Gesellschaften. Jede bestehende oder neue Gesellschaft kann die benötigten Prozesse wählen und einsetzen. Diese durfte Almatec bereits einsetzen.
  • Intercompany-Prozesse für die automatische und beleglose Verarbeitung der internen Prozesse.
  • Produktkonfigurator für komplexe und kundenspezifische Produktanforderungen. Die Informationen des Produktkonfigurators können auf internen und externen Dokumenten angedruckt werden. Der Andruck ist je Modell konfigurierbar, sodass jederzeit alle «relevanten» Informationen auf dem Dokument mit angedruckt werden. Dabei werden auch mehrstufige Stücklisten berücksichtigt.
  • Einheitliche und integrierte Lohnlösung Payroll Swiss in Dynamics.
  • Einsatz der mobilen Lagerlösung auch für Produktionsrückmeldungen.
    Optimierte Ressourcenplanung wegen der zeitnahen Rückmeldung / Belegloses Arbeiten, da alle relevanten Informationen dem Mitarbeiter zum zugehörigen Arbeitsgang angezeigt werden.

Produkteauswahl mit Produktkonfigurator (Dynamics AX 2012)

Dynamics 365 Sales

Mit der Einführung von Dynamics 365 Sales (CRM), erhielt der Vertrieb von Almatec das Werkzeug für die effiziente Marktbearbeitung. Die Vertriebsmitarbeitenden erhalten die benötigte 360° Sicht auf die Interessenten und Kunden. Mit den CRM-Kernprozessen Lead- und Opportunity Management, welche mit Beratung durch Ambit Group in Zusammenarbeit mit Almatec im Projekt neu definiert wurden, wurden auch die Entitäten Produkte, Angebote und Bestellungen mit integriert. Damit konnte auch die Zusammenarbeit zwischen dem Vertrieb und der AVOR deutlich verbessert werden. Mit der konsequenten Nutzung im Vertrieb wird zudem auch ein qualifizierter Sales-Forecast erreicht, was wichtiger Indikator für die Sales Pipeline wie auch ein wichtiges Führungsinstrument ist. Mit dem CRM konnte auch eine Bereinigung der Kontakt- und Firmendaten erfolgen. Mit der Dynamics 365 Mobile App und einer vollen Integration mit Office 365 (Outlook) konnten auch die angestrebte Produktivitätssteigerung erreicht werden.

eCommerce Webshop eSales B2B

Die Einführung des Webshops eSales (Esyon) war ein wichtiges Element in der Digitalisierungsstrategie von Almatec. Der Webshop vereinfacht die Auftragsabwicklung massiv, da die Kundenbestellungen, die über den Webshop erfasst werden, in Echtzeit an Dynamics AX 2012 übermittelt und direkt verarbeitet werden können. Der Verkaufsinnendienst wird somit mit Bestellungen aus dem Webshop entlastet. Registriert sich ein Neukunde, wird dieser ebenfalls direkt ans Dynamics AX 2012 zur Überprüfung übermittelt. Der Verkaufsinnendienst prüft vor der Freigabe resp. dem Anlegen des Debitors die Bonität und ob er bereits im System erfasst (Duplikat) ist. Im Webshop stehen den Kunden die gesamte Bestellhistorie zur Verfügung. Ruft ein Kunde eine Rechnung auf, wird die Rechnung direkt aus dem Archiv der ELO-Suite geladen. Sämtliche Stammdaten, wie z.B. Produktmasterdaten oder Debitoren, und Bewegungsdaten, bezieht der Webshop direkt von Dynamics AX 2012. Selbstverständlich erfolgt die Kommunikation über Statusänderungen im Webshop via E-Mail mit den Kunden. Die Standardlösung der eCommerce Lösung eSales von Eyson und Dynamics AX 2012 beinhaltet die Synchronisation von Stammdaten in Echtzeit, wie 

  • Produkte/Artikel (inkl. mehrdimensionaler Produktvarianten)
  • Debitoren
  • Lagerbestände oder Beschaffungszeiten
  • Mindest-/Mehrfachmengen
  • Debitorenspezifische Preise (AX-Handelsvereinbarung)

Webshop Produkteanzeige (eSales Webshop)

DMS/ECM ELO-Suite

Die Einführung des Kreditoren-WF auf Basis der ELO-Suite ist ein wichtiges Element, um die effiziente Abbildung der Einkaufsprozesse zu gewährleisten. Rechnungen werden zentral über einen Scanner erfasst und mit dem Wareneingang von Dynamics AX 2012 abgeglichen. Werden keine Differenzen zwischen der Rechnung und dem Wareneingang festgestellt, erfolgt ein betragsabhängiger Freigabeprozess. Werden Differenzen festgestellt, wird ein Workflow gestartet, welcher die Rechnung dem entsprechenden Mitarbeiter zur Prüfung zuweist. Rechnungen, die keinen Bestellbezug haben, werden ebenfalls über den Kreditoren-WF verarbeitet, jedoch findet die Kontierung direkt in der ELO-Suite statt. 

Die ELO-Suite ist ein revisionssicheres Archiv, in welchem sämtliche geschäftsrelevanten Belege von Almatec archiviert werden inkl. der Belege von Dynamics AX 2012. Die Anbindung der ELO-Suite erfolgt via SQL Datenbank und DMF in Dynamics AX.

Automatische Belegerkennung (ELO-Suite)

Workflow MAP für die Kreditorenprüfung (ELO-Suite)

Ausblick der Digitalisierungsstrategie von Almatec

Die konsequente Weiterführung der Digitalisierung bedingt die Einführung von EDI (Electronic Data Interchange) für die voll automatische Abbildung der Geschäftsprozesse zwischen Lieferanten und Almatec sowie auch zwischen Kunden und Almatec. Die Einführung der automatischen Geschäftsprozesse zwischen den Geschäftspartnern und Almatec führt wiederum zu einer Reduktion von manuellen Abläufen und führt zur Entlastung der Organisation resp. zu einer effizienteren Prozessabwicklung, was den TCO im Backoffice senkt. Ein weiterer positiver Effekt von EDI ist die Verringerung von Fehlern, da die Prozesse vollautomatisch ausgeführt werden. 

Almatec hat mit der Einführung der Dynamics AX 2012 als zentrale Plattform und den Umsystemen Dynamics 365 Sales, eCommerce Webshop und DMS/ECM ELO Suite seine Produktivität steigern und seine bestehende ERP-Landschaft harmonisieren können. Ebenfalls konnte Almatec sein Potential weiter vergrössern und eine einheitliche Lösung etablieren, um alle Geschäftsprozesse bestmöglich abzubilden.

Über die Almatec AG

Die Almatec Gruppe besteht aus zwei Firmen (Schüpfheim, CH und Lich-Eberstadt, AT). Die Firma produziert intelligente Gehäuse-Systeme, sowohl kundenspezifisch wie auch normierte Schrank-Systeme. 

Die Verwendung ist hauptsächlich in den Branchen Leichtmetalltechnik für Telekommunikation, Verkehrstechnik, Energie und Industrie. Die Bauweise ist sehr variantenvielfältig.

Branche: Anlagenbau
Produkt: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Dynamics 365 Sales, Webshop eSales (OXID), ELO Suite
Module im Einsatz: Handel, Logistik, Finanzen, Produktion, Projektmanagement, CRM
Betriebsart: Hybride Installation Dynamics AX 2012 R3 & ELO-Suite. Lokale Installation im Eigenbetrieb, Dynamics 365 Sales & eCommerce Webshop Azure Cloud
Mitarbeiter: 130
Anwender: 50
Länder: CH, DE

Kundenstimme

Ambit Group konnte uns bereits bei der Umsetzung der Prozessanalyse unterstützen. Somit konnten wir vom Standard AX profitieren und unsere Prozesse optimieren. Uns wurde schon früh die Möglichkeit geboten, Daten anzupassen und fortlaufend unsere Konfiguration gemäss Projektfortschritt zu testen. Auf Kapazitätsengpässe wurde kurzfristig reagiert und wir konnten gleich nach dem Go-Live mit dem Tagesgeschäft starten. Dies ermöglichte uns auch den sofortigen Start mit Phase 2+ (ECM Anbindung an ELO, Anbindung der AX2012 R3 on Premise Lösung an Dynamics 365 CRM Cloud). Durch die proaktive Projektverwaltung wussten und wissen wir immer wo wir mit der Realisierung gesamthaft sowie im Detail stehen.

Andreas Wüst - Projektleiter / CFO, Almatec Gruppe