Microsoft Dynamics 365 – Cloud vs. On-Premise

Einleitung

Microsoft Dynamics 365 CRM wird, im Gegensatz zu anderen CRM Lösungen, nach wie vor als Cloud und On-Premise Option angeboten. Welche Version für das eigene Unternehmen die bessere ist, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. In der Vergangenheit waren die Argumente einer privaten und sicheren Inhouse-Lösung klar. Heute bietet Microsoft mit Datencenter in Europa (und ab 2019 geplant auch in der Schweiz) datenschutzkonforme Rechenzentren an. Falls dies den Anforderungen nicht genügt, gibt es lokale Hoster, die für wenig Mehrkosten Azure-konforme Rechenzentren in der Schweiz anbieten (Swiss Cloud). Zudem wurden in den letzten Jahren die cloudbasierten Dienste/Apps innerhalb des Dynamics massiv ausgebaut. Dies bedeutet, dass der Leistungsumfang der Software und die Integrationsmöglichkeit zu anderen Diensten in der Online (Cloud) Version mittlerweile deutlich höher ist als On-Premise.

Mit tieferen Investitionskosten, reduziertem Infrastrukturbedarf und geringerem Wartungsaufwände spricht die Cloud Lösung auch kleinere und mittlere Unternehmen an. Aber auch immer mehr grosse Unternehmen wollen in Zukunft keine eigene Dateninfrastruktur mehr betreiben und dadurch interne Kosten aber auch Risiken reduzieren.

In Szenarien in denen z.B. zusätzliche Kontrolle, sensiblere Daten und strenge Sicherheits-und Compliance Richtlinien stärker gewichtet werden, sowie eine entsprechende IT Ressourcen und Know-How vorhanden ist, fällt die Wahl eher auf eine On-Premise Lösung. Mit der Lancierung von der Microsoft Cloud in der Schweiz, werden künftig auch Unternehmen mit diesen Anforderungen die Cloud-Hostingmodelle in Anspruch nehmen.

Funktionen
Die Kernfunktionen von Dynamics 365 On-Premise und Dynamics 365 Online sind praktisch identisch. Es stehen die gleichen Entitäten und Erweiterungsfunktionen zur Verfügung. Begrenzt oder nur mit erheblichem Mehraufwand und teilweise nur mit klassischen Schnittstellen lösbar sind die Integrationen zu anderen Microsoft Lösungen (z.B. Power BI, Power Apps, LinkdedIn, Field Service) bei der On-Premise Variante. Generell werden aber neue Funktionen immer zuerst in D365 Online eingeführt werden und erst später wird festgelegt welche Funktionalitäten die On-Premise-Version übernommen werden (6-12 Monate verzögert). Man kann davon ausgehen, dass der Funktionsumfang in der Cloudlösung zunehmen und bei On-Premise gleichbleiben wird.

Integration weiterer Microsoft Lösungen
Weitere Microsoft-Lösungen wie SharePoint, Exchange, Yammer oder Skype for Business können sowohl in CRM On-Premise als auch in CRM Online integriert werden. Da CRM Online bereits ein integrierter Bestandteil von Office 365 ist, können weitere Office 365 Dienste wie Power BI, Excel Online, OneNote, Office 365 Groups und OneDrive einfach eingebunden werden.

Sicherheit
Bei vielen Firmen besteht die Meinung, dass On-Premise gehaltene Daten sicherer seien als das Datenhosting in der Cloud. Als Vergleich: Microsoft investiert pro Jahr > CHF 1 Milliarde in die Sicherheit der Cloud-Datencenter. Dabei werden die modernsten Technologien verwendet und führende Experten begleiten die Umsetzung weltweit.

Die lokalen Installationen hingegen sind teilweise nicht auf dem neusten Stand der Technik und es werden aus Kostengründen Investitionen in den Unterhalt und Aktualisierungen in aktuelle Software-Updates vernachlässigt. Somit trügt die Sicherheit der eigenen Datenhaltung. Mehr Infos zum Thema Sicherheit finden Sie hier:

Dynamics 365 Security

 

Erweiterbarkeit
Bei der Erweiterung von Dynamics 365 CRM gibt es kaum Unterschiede. Wenn man sich bei der Entwicklung an die Richtlinien hält, können benutzerdefinierte Erweiterungen und Code sowohl On-Premise als auch in CRM Online verwendet werden.

Mobilität
Die CRM Apps für Smartphones und Tablets funktionieren mit beiden Varianten. Bei der On-Premise-Variante muss sichergestellt werden, dass die Umgebung von aussen erreichbar und eine Anmeldung über ADFS möglich ist. Bei CRM Online können die Mobile Apps ohne weitere Konfiguration sofort genutzt werden. Zudem stehen auch Offline-Funktionen zur Verfügung.

Widerstandsmotivation Cloud
Teilweise kommt der Widerstand für Cloud-Lösungen von den Mitarbeitern innerhalb der Unternehmung, welche für die IT Infrastruktur zuständig sind. Diese Argumente sind, wenn auch teilweise berechtigt, unter dem Aspekt zu betrachten, dass deren Aufgabe oder sogar Job mit dem Schritt in die Cloud nicht mehr oder mit neuen Anforderungen benötigt wird. Mit dem Schritt in die Cloud, und damit bezahlt durch die monatlichen Lizenzpreise, werden die IT-Infrastruktur-Aufgaben an den Cloudbetreiber (Microsoft) ausgelagert.

Daten-Integration
Die Optionen sind zwischen CRM online und On-Premise ähnlich. Drittanbieter Lösungen wie Scribe Insight und SSIS mit Kingswaysoft arbeiten sowohl mit CRM On-Premise als auch mit CRM Online. Die Integrationsleistung hängt von den geladenen Daten ab. Sehr grosse Datenintegrationen sind in der Regel bei CRM On-Premise schneller, wenn der Integrationsserver nahe am CRM-Server ist. Die CRM Online-Integrationsleistung kann verbessert werden, indem die Integration optimiert wird, indem die Massenlast-API verwendet wird, oder indem die Latenz in die Cloud reduziert wird, indem die Integration von einem Microsoft Azure-Server aus ausgeführt wird.

Mit dem sog. Common Data Service (CDS) bietet Microsoft für die Cloud Varianten einen neuen Dienst um andere cloudbasierte Lösungen einfach zu verbinden (z.B. Dynamics 365 for Finance & Operations).

Common Data Service

 

Lizenzkosten / Gesamtkostenbetrachtung

Wir vergleichen die Kosten für 20 Aussendienstmitarbeitende für die Laufzeit von 3 Jahre. Alle Preise sind Annahmen/Erfahrungswerten, Preisänderungen vorbehalten:

Online (Cloud):

On-Premise:

 

Generell gehen wir davon aus, dass der Betrieb On-Premise 20-30 % teurer ist als in der Cloud. Dazu kommt, dass mit einem kleinen Aufpreis in der Cloud die sog. Customer Engagement Lizenz (CHF 107,70 / User / Monat) alle CRM Applikationen genutzt werden können (Sales, Customer Service, Field Service, Project Service Automation, Power Apps und Marketing).

Die folgende Übersicht verdeutlicht die Unterscheide der beiden Möglichkeiten (Änderungen vorbehalten):

Zukunft

Treu nach dem Microsoft Leitsatz „Unsere Mission ist, jede Person und jedes Unternehmen auf dem Planeten zu befähigen, mehr zu erreichen.“  investiert das Unternehmen jedes Jahr Milliarden in die Cloud-Dienste. Dabei geht es auch darum, wie die Daten in den Business-Applikationen (CRM & ERP) künftig noch besser genutzt werden können. Dank den zur Verfügung stehenden Rechenleistungen werden in dem nächsten Jahre ganz neue Dienste ermöglicht. Seien es Themen wie Artificial Intelligence (AI) oder Machine Learning (KI / Industrie 4.0) oder die Anbindung von Applikationen über Azure IoT. In allen Bereichen wird daran gearbeitet, dass sich Systeme einfacher verbinden lassen (auch Fremdsysteme), so dass die Nutzung vereinfacht wird und ganz neue Geschäftsmodelle ermöglicht werden.

Wir als Ambit Group empfehlen aus Überzeugung allen Kunden, wann immer möglich den Schritt in die Microsoft Cloud zu tätigen.

Christian Schipp, Head Sales CRM

christian.schipp@!ambit-group.com
+41 79 954 17 09