Das kommende Schweizer Datenschutzgesetz wird viele Unternehmen fordern

Im Mai 2018 setzte die Europäische Union die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO / engl. GDPR) in Kraft. Obwohl schon Jahre zuvor angekündigt, waren viele Unternehmen in der EU auf die Konsequenzen der neuen Gesetzgebung nicht oder ungenügend vorbereitet. Es fehlte an Konzepten, Prozessen, aber auch an integrierten Softwäre-Lösungen, welche ein gesetzeskonformes Arbeiten im Bereich Marketing, Vertrieb und Kundendienst ermöglichten.

In der Folge mussten viele Unternehmen grosse Teile Ihrer personenbasierten Daten löschen. Sie hatten es versäumt, die Erlaubnis ihrer Kunden einzuholen, diese Daten überhaupt zu besitzen und vor allem zu verwenden. Teilweise konnte die Herkunft der Daten nicht bestimmt werden. Daten, welche aufwendig über die Jahre erarbeitet wurden, mussten folglich gelöscht werden, was die Firmen teuer zu stehen kam.

In der Marketing- und Vertriebstätigkeit änderte sich plötzlich ganz viel. Ab Inkrafttreten der DSGVO durften Personen, unabhängig ob in einem B2C oder B2B Verhältnis, nicht mehr kontaktiert werden. Die Akquisitionstätigkeit wurde massiv eingeschränkt und die Neukundengewinnung konnte nicht wie bisher weitergeführt werden. Auch viele Marketingaktivitäten erfüllten die gesetzlichen Vorgaben nicht mehr. Beim Grossteil der Organisationen, fehlte es neben dem benötigten Wissen auch an professionellen Software-Lösungen. Auch wenn viele Marketing-Tools mit dem Label «DSGVO-Konformität» warben, erfüllten diese isoliert zwar gewisse Anforderungen, aber gesamtheitlich konnten sie keinen adäquaten Datenschutz bieten. Die heterogenen Systemlandschaften und die damit verbundenen Medienbrüche stellten die grössten Herausforderungen dar. So herrscht in vielen Marketingabteilungen eine Front-End Excellence – leider aber gleichzeitig ein Back-End Chaos. Es existieren tausende von Marketingtools auf dem Markt, welche für eine einzelne Teilaufgabe im Marketingprozess gedacht und auch eingesetzt werden. Die Bedeutung von zentralen Daten, aber auch vom gesetzeskonformen Umgang mit diesen Daten, ist vielen Marketingverantwortlichen nicht bewusst.

Der Datenschutz ist kein kurzfristiges Phänomen, welches mit ein paar kleineren Anpassungen erledigt ist. Fachexperten warnen vor dieser Sichtweise und weisen darauf hin, dass dies erhebliche und kostspielige Konsequenzen mit sich ziehen kann (Strafverfahren, Bussgelder, löschen von personenbezogenen Daten).

Somit wird der Datenschutz zur Chefsache und gehört auf die Traktandenliste von Verwaltungsräten (Vorständen), CEOs und auch der Vertriebs- und Marketingverantwortlichen. Auch Fachkräfte, welche sich mit der Digitalisierung auseinandersetzen (z.B. CDO), sollten sich vertieft mit dem DSG auseinandersetzen.

Es gilt, die künftigen rechtlichen Rahmenbedingungen zu ermitteln und zu verstehen. Welche Konsequenzen haben die künftigen Richtlinien für unser Unternehmen? Nun heisst es also, das entsprechende, innerbetriebliche Know-How aufzubauen und je nach Grösse des Unternehmens Datenschutzverantwortliche zu ernennen und in die Organisation zu integrieren. Des Weiteren sollten interne Regelungen und Prozesse erarbeitet werden, welche einen klaren Rahmen in der Thematik festlegen.

Ein wesentlicher Punkt wird auch die Bereinigung auf der bestehenden Geschäftsapplikationslandschaft sein. Stehen überhaupt die richtigen Instrumente zur Verfügung, um einen datenschutzkonformen Umgang mit den Daten zu gewährleisten?