Projektmanagement

In Microsoft Dynamics 365 for Operations kann die Projektverwaltungsfunktion aus den verschiedensten Anwendungsbereichen ausgeführt werden. Denn ein Projekt muss nicht immer nur mit einem Produkt zusammenhängen. Projekte werden genutzt um eine Dienstleistung anzubieten, um das Marketing zu planen oder zu budgetieren, ein x beliebiges Ergebnis zu erreichen und natürlich auch ein Produkt zu erzeugen.

Ein Projekt ist eine Gruppe von Aktivitäten, mit Start- und Enddatum. Das Projekt muss Auskunft über die Zeit, die Kosten und über die Leistung liefern.

Das Projektmanagement in Dynamics 365 kann aus den verschiedensten Fachbereichen initiiert werden

Im Marketing die Projektaufgaben bis hin zur Kampagne
In der Fertigung bis zum Produkt
Im Service mit den unterschiedlichen Serviceaufgaben bis zu Fertigstellung
In der Konstruktion bis zur Produktfreigabe
In der Produktplanung bis zum Produktionsstart
In der Akquisition um Kostenwahrheit für das Angebot zu erfahren

Projekt iniitieren

Projekte ausführen

Intercompany-Projektrechnung

Bestellungen

Projektangebote

Team collaboration

Dokumentverwaltung & Management

Projekt initiieren

Während des Projektstarts treten mehrere wichtige Prozesse auf. Sie können ein Projektangebot verwenden, um vorkalkulierte Aufgaben zu erfassen. Oder Sie verwenden den Projektstrukturplan, um die anstehenden Arbeiten zu planen und zu bewerten.

Die folgende Abbildung zeigt die Struktur eines Projekts:

In Microsoft Dynamics 365 haben Sie in der Initiierungsphase folgende Möglichkeiten:

Projektangebot und Projektauftrag zu erstellen
Projektstrukturpläne erstellen
Projektplanungen und -Budgets erstellen

Projekt-Budgets werden nach:

Aufwand
Festpreis
Investitionen
Kostenprojekt
Interne Projekte
Zeitprojekte (dient zur Erfassung von nicht fakturierbaren und nicht produktiven Aktivitäten) erstellt.

Projekt ausführen

Während die Projekte ausgeführt werden, zeichnen die Mitarbeiter bzw. die Projektteam Mitglieder ihre Zeiten und Aufwendungen auf. Die Projektmanager haben dabei die Tools, um die Zeiten mit den budgetierten Beträgen zu überwachen. Das integrierte Power BI in Microsoft Dynamics for Operations ermöglicht es dem Projektmanager, mehrere Projekte gleichzeitig zu überwachen. Multiprojektmanagement wird somit zum Kinderspiel.

Der Projektmanager kann folgendes ausführen:

Projektstrukturpläne verwalten
Verwalten von Budgets und Planungen
Produktionsauftrag erstellen
Produkte oder Dienstleistungen bereitstellen
Projektrechnung verarbeiten
Den Fertigstellungsgrad des Projektes zu ermitteln
Berechnen der Fertigstellungskosten

Screenshot Power BI Dashboard für Projekt Manager

Intercompany-Projektrechnung

Ihre Organisation verfügt möglicherweise über mehrere Abteilungen, Tochtergesellschaften und weiteren juristischen Personen die einander Produkte und Dienstleistungen für ein und das selbe Projekt übertragen. Das Ziel ist es, die Kostenkontrolle, Umsatzrealisierung, Steuern und Verrechnungspreise für Intercompany-Projektbuchungen flexibler und leistungsfähiger zu gestalten.

Darüber hinaus stehen folgenden Funktionen zur Verfügung:

Erstellen von Kundenrechnungen für ein Projekt in einer ausleihenden juristischen Person mithilfe von Intercompany-Arbeitszeitnachweise, -Ausgaben und Kreditorenrechnungen
Unterstützung von Steuerberechnungen und indirekten Kosten
Verzögern der Umsatzrealisierung in einer ausleihenden juristischen Person und der Kostenrealisierung
Festlegen von Transferpreisen, die auf verschiedenen Preismodellen basieren können

Bestellungen für ein Projekt

in Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations können Sie mehrere Methoden verwenden, um Bestellungen für ein Projekt zu erstellen. Die Methode, die Sie verwenden, wird durch den Zweck der Bestellung, durch den Verbrauchszeitpunkt der eingekauften Artikel oder dem Zeitpunkt der Fakturierung der eingekauften Artikel für ein Projekt bestimmt.

Methoden dafür sind:

Erstellen einer Bestellung direkt über ein Projekt.
Bestellung aus einem Auftrag erstellen
Bestellung aus einem Artikelbedarf erstellen

Projektangebote

In einem Projektangebot werden für das Projekt kalkulierte Dienstleistungen, grundlegende Kontaktinformationen, spezielle Handelsvereinbarungen und Rabatte sowie mögliche Steuern und Zuschläge angegeben. Zusätzlich können Aktivitäten oder Aufgaben für ein Projekt ausgewählt und eine Hierarchie von Aufgaben und untergeordneten Aufgaben erstellt werden. Für die einzelnen Aktivitäten können Details zum Zeitpunkt und Dauer der Aktivität sowie Qualifikation und Erfahrung der Arbeitskraft eingeben werden.

Das Projektangebot ist eine nicht bindende Vorkalkulation der geplanten Arbeit. Wenn die Informationen im Angebot jedoch in ein Projekt kopiert werden, welches einem Projektvertrag zugeordnet ist, wird die Information Teil einer Vereinbarung zwischen zwei Parteien.

Genehmigt der Debitor das Projektangebot, können die Informationen im Projektangebot in ein Projekt kopiert werden.

Team collaboration and document sharing: Zusammenarbeit leicht gemacht!

In Microsoft Dynamics 365 ist es möglich, jede Art der Dokumentation der Projektaufgabe anzuhängen. Oder, die Projektinformationen werden in Microsoft OneNote erstellt im Team bearbeitet und anschliessend in Microsoft OneDrive abgelegt. Mit der direkten Verknüpfung zur Projektaufgabe in Microsoft Dynamics 365 for Operations, kann das Dokument jederzeit aufgerufen werden. Die automatische Visualisierung zeigt den Teammitgliedern an, wer das Dokument zuletzt bearbeitet hat. Mit Microsoft OneNote haben Sie unbegrenzte Möglichkeiten, um Projektinformationen zu hinterlegen, die Sie mit Ihrem Team teilen oder gemeinsam bearbeiten möchten.

Dokumentverwaltung und Management

Verwalten Sie all Ihre Dokumente im geschützten Bereich von OneDrive. OneDrive ist eine Business Applikation von Microsoft und ist ein Teil von Microsoft Dynamics 365 for Operations. Ganz gleich ob Sie das Dokument in Microsoft Dynamics 365 erstellen, oder aus einer sonstigen externen Anwendung. In Microsoft OneDrive können Sie all Ihre Dokumente ablegen, segmentieren und managen.

Der ganz grosse Vorteil liegt jedoch in der Verwendung der Dokumente aus Microsoft OneDrive. Sofern die Dokumente von Mitarbeitern abgerufen werden die sich ausser Haus befinden, so gehört der Umweg über eine Remote Server Verbindung der Vergangenheit an. Ein Browser und die Zugangsdaten sind ausreichend um Zugang zu den Dokumenten zu erhalten. Der Zugang zu Microsoft OneDrive ist mit jeden internetfähigen Mobilgerät möglich. Microsoft OneDrive ist somit die perfekte Lösung für Servicemitarbeiter, Aussendienstmitarbeiter und Geschäftsführer.

Interessieren Sie sich detaillierter für dieses Thema? Gerne stehe ich Ihnen für Fragen und Diskussionen zur Verfügung.

Peter Wahl

peter.wahl@!ambit-group.com
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