Professionelles Projektmanagement

mit Microsoft Dynamics 365 Finance

Projektmanagement

Microsoft Dynamics 365 Finance

Der Trend ist klar, immer mehr Unternehmen arbeiten intern aber auch für externe Zwecke mit Projekten. Dahinter steht auch der Wunsch, dass interdiszplinäre Teams Themen erarbeiten, mehr Agilität entsteht und sich Initativen von der Planung bis hin zur finanziellen Dimension klar eingrenzen lassen. Da die Anzahl Projekte steigt und die Gefahr besteht, dass die Übersicht verloren geht, sind dafür professionelle Tools notwendig.

Mit Microsoft Dynamics 365 Finance kann die Projektverwaltungsfunktion voll im ERP intergriert aus den verschiedensten Anwendungsbereichen ausgeführt werden. Denn ein Projekt muss nicht immer nur mit einem Produkt zusammenhängen. Projekte werden genutzt  um eine Dienstleistung anzubieten, um das Marketing zu planen oder zu budgetieren, ein x beliebiges Ergebnis zu erreichen und natürlich auch ein Produkt zu erzeugen.

Ein Projekt ist eine Gruppe von Aktivitäten, mit Start- und Enddatum. Das Projekt muss Auskunft über die Zeit, die Kosten und über die Leistung liefern.

 

Projekt Übersicht

Das Projektmanagement in Dynamics 365 Finance kann aus den verschiedensten Fachbereichen initiiert werden

  • Dienstleistungen (intern / extern)
  • Interne Projekte zur Umsetzung von Initativen
  • Im Marketing die Projektaufgaben bis hin zur Kampagne
  • In der Fertigung bis zum Produkt
  • Im Service mit den unterschiedlichen Serviceaufgaben bis zur Fertigstellung
  • In der Konstruktion bis zur Produktfreigabe
  • In der Produktplanung bis zum Produktionsstart
  • In der Akquisition, um Kostenwahrheit für das Angebot zu erfahren

Projekt initiieren

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Während des Projektstarts treten mehrere wichtige Prozesse auf. Sie können ein Projektangebot verwenden, um vorkalkulierte Aufgaben zu erfassen. Oder Sie verwenden den Projektstrukturplan, um die anstehenden Arbeiten zu planen und zu bewerten.

Die folgende Abbildung zeigt die Struktur eines Projekts:

Projekt initiieren Übersicht

Möglichkeiten in der Initiierungsphase in Microsoft Dynamics 365 Finance:

  • Projektangebot und Projektauftrag zu erstellen
  • Projektstrukturpläne erstellen
  • Projektplanungen und -Budgets erstellen

Projekt-Budget Erstellung nach:

  • Aufwand
  • Festpreis
  • Investitionen
  • Kostenprojekt
  • Interne Projekte
  • Zeitprojekte (dient zur Erfassung von nicht fakturierbaren und nicht produktiven Aktivitäten)

Projekt ausführen

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Während die Projekte ausgeführt werden, zeichnen die Mitarbeiter bzw. die Projektteam Mitglieder ihre Zeiten und Aufwendungen auf. Die Projektmanager haben dabei die Tools, um die Zeiten mit den budgetierten Beträgen zu überwachen. Das integrierte Power BI in Microsoft Dynamics 365 Finance ermöglicht es dem Projektmanager, mehrere Projekte gleichzeitig zu überwachen. Multiprojektmanagement wird somit zum Kinderspiel.

Projekt initiieren Übersicht

Der Projektmanager kann folgendes ausführen: 

  • Projektstrukturpläne verwalten
  • Verwalten von Budgets und Planungen
  • Produktionsauftrag erstellen
  • Produkte oder Dienstleistungen bereitstellen
  • Projektrechnung verarbeiten
  • Den Fertigstellungsgrad des Projektes zu ermitteln
  • Berechnen der Fertigstellungskosten
Power BI Dashboard für Projekt Manager
Screenshot Power BI Dashboard für Projekt Manager

Intercompany-Projektrechnung

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Ihre Organisation verfügt möglicherweise über mehrere Abteilungen, Tochtergesellschaften und weitere juristische Personen, die einander Produkte und Dienstleistungen für ein und dasselbe Projekt übertragen. Das Ziel ist es, die Kostenkontrolle, Umsatzrealisierung, Steuern und Verrechnungspreise für Intercompany-Projektbuchungen flexibler und leistungsfähiger zu gestalten.

Intercompany Projektrechnung Funktionen

Darüber hinaus stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

  • Erstellen von Kundenrechnungen für ein Projekt in einer ausleihenden juristischen Person mithilfe von Intercompany-Arbeitszeitnachweisen, -Ausgaben und Kreditorenrechnungen
  • Unterstützung von Steuerberechnungen und indirekten Kosten
  • Verzögern der Umsatzrealisierung in einer ausleihenden juristischen Person und der Kostenrealisierung
  • Festlegen von Transferpreisen, die auf verschiedenen Preismodellen basieren können

 

Bestellungen für ein Projekt

Mit Microsoft Dynamics 365 Finance können Sie mehrere Methoden verwenden, um Bestellungen für ein Projekt zu erstellen. Die Methode, die Sie verwenden, wird durch den Zweck der Bestellung, durch den Verbrauchszeitpunkt der eingekauften Artikel, oder dem Zeitpunkt der Fakturierung der eingekauften Artikel für ein Projekt bestimmt.

Methoden dafür sind:

  • Erstellen einer Bestellung direkt über ein Projekt
  • Bestellung aus einem Auftrag erstellen
  • Bestellung aus einem Artikelbedarf erstellen

Projektangebote

In einem Projektangebot werden für das Projekt kalkulierte Dienstleistungen, grundlegende Kontaktinformationen, spezielle Handelsvereinbarungen und Rabatte sowie mögliche Steuern und Zuschläge angegeben. Zusätzlich können Aktivitäten oder Aufgaben für ein Projekt ausgewählt und eine Hierarchie von Aufgaben und untergeordneten Aufgaben erstellt werden. Für die einzelnen Aktivitäten können Details zum Zeitpunkt und zur Dauer der Aktivität sowie Qualifikation und Erfahrung der Arbeitskraft eingegeben werden.

Das Projektangebot ist eine nicht bindende Vorkalkulation der geplanten Arbeit. Wenn die Informationen im Angebot jedoch in ein Projekt kopiert werden, welches einem Projektvertrag zugeordnet ist, wird die Information Teil einer Vereinbarung zwischen zwei Parteien.

Genehmigt der Debitor das Projektangebot, können die Informationen im Projektangebot in ein Projekt kopiert werden.

Team collaboration and document sharing: Zusammenarbeit leicht gemacht!

In Microsoft Dynamics 365 Finance ist es möglich, jede Art der Dokumentation der Projektaufgabe anzuhängen. Oder, die Projektinformationen werden in Microsoft OneNote erstellt, im Team bearbeitet und anschliessend in Microsoft OneDrive abgelegt. Mit der direkten Verknüpfung zur Projektaufgabe in Microsoft Dynamics 365 Finance, kann das Dokument jederzeit aufgerufen werden. Die automatische Visualisierung zeigt den Teammitgliedern an, wer das Dokument zuletzt bearbeitet hat. Mit Microsoft OneNote haben Sie unbegrenzte Möglichkeiten, um Projektinformationen zu hinterlegen, die Sie mit Ihrem Team teilen oder gemeinsam bearbeiten möchten. 

Dokumentverwaltung und Management

Verwalten Sie all Ihre Dokumente im geschützten Bereich von OneDrive. OneDrive ist eine Business Applikation von Microsoft und ist ein Teil von Microsoft Dynamics 365 Finance. Ganz gleich ob Sie das Dokument im Dynamics 365 erstellen, oder aus einer sonstigen externen Anwendung. In Microsoft OneDrive können Sie all Ihre Dokumente ablegen, segmentieren und managen.

Der ganz grosse Vorteil liegt jedoch in der Verwendung der Dokumente aus Microsoft OneDrive. Sofern die Dokumente von Mitarbeitern abgerufen werden die sich ausser Haus befinden, so gehört der Umweg über eine Remote Server Verbindung der Vergangenheit an. Ein Browser und die Zugangsdaten sind ausreichend um Zugang zu den Dokumenten zu erhalten. Der Zugang zu Microsoft OneDrive ist mit jeden internetfähigen Mobilgerät möglich. Microsoft OneDrive ist somit die perfekte Lösung für Servicemitarbeiter, Aussendienstmitarbeiter und Geschäftsführer.