Microsoft PowerApps - FAQ

Einleitung

PowerApps ermöglicht die Erstellung einer breiten Palette von App-Szenarien, die die digitale Transformation manueller und veralteter Prozesse herbeiführen. Erfahren Sie hier die Antworten auf alle wichtigen Fragen rund um PowerApps.

Was ist PowerApps überhaupt?

PowerApps ist eine Lösung von Microsoft für die Erstellung von Applikationen. Das können von einfachen mobilen Apps bis zu komplexeren Business Applikationen sein. In diesem Artikel wird auf die mobilen Apps (von Microsoft Canvas Apps genannt) eingegangen. 

PowerApps ermöglicht es dem Benutzer, individuelle Applikationen für spezifische Anwendungen zu entwerfen und produktiv zu nutzen. Gearbeitet wird dabei in einer für Office-Anwender vertrauten Umgebung, welche grundsätzlich keine Programmierkenntnisse erfordert. (Programmierer können die Funktionen erweitern und besser nutzen). Canvas Apps können auf bereits im Unternehmen vorhandene Daten zurückgreifen und damit sowohl neue Anwendungsfälle abdecken, als auch existierende Systeme um eine mobile Komponente ergänzen. Firmen ohne Programmierer können damit zum Beispiel selber Apps erstellen, die Mitarbeitern und Partnern Zugriff auf einen Teil der Unternehmensdaten gewähren. 

Mit Microsoft PowerApps können Sie eine mobile Applikation erstellen, die auf verschiedene Datenquellen (nicht auf Microsoft beschränkt) zugreifen kann und die sie auf jedem Gerät nutzen können – ohne eine einzige Zeile Code zu schreiben.

Für welche Unternehmen eignet sich PowerApps?

Es gibt in jedem Unternehmen Optimierungsmöglichkeiten. Ob die Apps mobil oder am PC benutzt wird, ob es um die Optimierung eines Prozesses einer einzelnen Person oder eines ganzen Teams geht, mit PowerApps gibt Microsoft jedem Mitarbeiter die Möglichkeit, ohne den Umweg über die IT Geschäftsprozesse agil zu optimieren und den Anforderungen anzupassen.

Wer erstellt Apps mit PowerApps?

Bisher brauchte es für die Entwicklung von Apps einerseits Entwickler (für die technische Architekturplanung und Codierung) und andererseits Business-Anwender (für die Zielvorgaben). Dies bedeutet, dass zwischen diesen beiden Bereichen ein permanenter Austausch nötig ist, wenn man sicherstellen möchte, dass alle Anforderungen erfüllt sind. Die Folge davon sind zeitliche Verzögerungen und zusätzliche Kosten. Mit PowerApps wird dieses Problem gelöst. Die Einfachheit der PowerApps-Nutzung und das Designen ohne Code ermöglichen es dem Business-Anwender, selbst als Entwickler zu agieren und die Software ohne viel Aufwand nach seinem Wunsch zu gestalten. 

Mit PowerApps lassen sich Apps ohne Programmierkenntnisse als Anwendungen für Mobilgeräte und Tablets erstellen. Dafür stellen die Microsoft Office 365 Anwendungen und die Unternehmenslösung für Microsoft Dynamics 365 die grundlegenden Funktionen für die Apps bereit.  

Auch wenn Programmierfähigkeiten zur Erstellung von PowerApps nicht erforderlich sind profitieren PowerApps von professioneller Expertise in App-Design.  Zudem sind Kenntnisse über Excel-Formeln und zu Abhängigkeiten zwischen Datenfeldern in den Apps hilfreich, um wertvolle Businessanwendungen mit PowerApps zu erzeugen.

Wo und wer kann die erstellte App downloaden und nutzen?

Apps von PowerApps können von Android-, iOS- und Windows-Geräten verwendet werden werden. Diese Flexibilität gewährleistet, dass Unternehmen ihre Apps nicht auf eine bestimmte Plattform beschränken müssen.  

Zugriff auf eine Power-App erhält, wer für diese App autorisiert ist. Dabei kann einem Anwender lediglich ein Lesezugriff oder die umfängliche Berechtigung gewährt werden. Ebenso lässt sich steuern, wer eine Power-App funktional verändern und somit den Funktionsumfang erweitern darf. 

Im App Store findet man das PowerApps App, über das man sich mit dem Firmenlogin autorisiert und Zugriff auf die verfügbaren Apps erhält.

Bilder

Im App Store „PowerApps“ downloaden:

Verfügbare Apps innerhalb PowerApps:

Was sind die grössten Vorteile der PowerApps?

Ein grosser Vorteil von PowerApps ist, dass allen Beteiligten, vom Business Analyst bis hin zum Entwickler, eine effiziente Zusammenarbeit ermöglicht wird. Prozessprobleme werden mit intuitiven visuellen Tools, die keinen Code benötigen gelöst. Mit PowerApps arbeiten Sie mit einer Plattform, die Datenintegration und -verteilung ermöglicht, und somit Ihnen eine schnellere und effizientere Arbeitsweise ermöglicht. Sie können mühelos Apps für ein beliebiges Gerät erstellen und ihren Teammitgliedern oder auch dem ganzen Unternehmen freigeben.  

PowerApps ermöglicht die Erstellung einer breiten Palette von App-Szenarien, die die digitale Transformation manueller und veralteter Prozesse herbeiführen.

  • geringster Entwicklungsaufwand mobile Apps
  • nahtlose Integration in die MS Office 365 Umgebung
  • serviceorientierte Apps für ihre Mitarbeiter 
  • leichte Administration  
  • ansprechendes und visuell übersichtliches App-Layout

Welche Programme benötige ich für PowerApps?

PowerApps ist ein Webservice, der bequem über den Browser benutzt werden kann. Im Microsoft Store finden Sie ausserdem mit dem PowerApps Studio eine entsprechende Desktop Applikation.

Was brauche ich an Lizenzen und Software?

PowerApps basiert auf Microsoft Office 365, Microsoft Flow und der Anwendung PowerApps. Falls Sie bereits eine Office 365 Lizenz haben, haben sie möglicherweise bereits Zugriff auf PowerApps. Eine Übersicht über die Lizenzierung von PowerApps finden sie hier.

Welche Datenquellen sind geeignet für PowerApps?

Als Datenquelle für PowerApps sind unterschiedlichste Anwendungen wie beispielsweise Gmail, Office 365, Instagram, Jira, Wunderlist, Dynamics 365, MySQL oder Azure nutzbar. 

Liste aller Connectoren für Flow und PowerApps finden Sie hier. Diese Liste wird laufend vergrössert, da immer mehr Standardconnectoren dazukommen.

Wie starte ich am besten mit PowerApps?

Am schnellsten lernt man PowerApps anhand eines konkreten, einfachen Beispiels. Möchten Sie Ihre Kontakte im CRM bequem in einer App aktualisieren können? Möchten Sie beim Kunden vor Ort mit ihrem Handy Fotos schiessen können, die automatisch richtig benannt auf ihrem OneDrive Ordner abgelegt werden? Möchten Sie einen Bewilligungsprozess oder die Spesenabrechnung vereinfachen und digitalisieren? Sehen Sie sich die verschiedenen bereits bestehenden Beispiele in PowerApps an und spiele Sie mit den Möglichkeiten. 

Erste Schritte mit PowerApps

Beispiel einer PowerApp

In den folgenden Screenshots finden Sie eine Übersicht über die Standard verfügbaren Apps in PowerApps:

Screenshots

Beispiel Out of Office

Schauen wir das Beispiel „Out of Office“ ein wenig detaillierter an. Hier handelt es sich um eine sehr einfach zu erstellende App.

Die App hilft einen automatisierten Inhalt für Out of Office E-Mails zu erstellen. Damit kann u.a. ein Unternehmensstandard für OoO-Meldungen gesetzt werden. Im Gegensatz zu automatischen Meldungen in Outlook kann beispielsweise auch eine Benachrichtigung schon vor der Abwesenheit eingerichtet werden. Dies gibt ihren Kollegen die Möglichkeit, auf die geplante Abwesenheit zu reagieren und wichtiges noch vorher zu besprechen.

Die Eingabemaske führt einen durch die verschiedenen Optionen, welche für Details zur OoO-Meldung relevant sind. So kann man folgendes angeben:

  • Zeitraum
  • Kategorie (z.B. Business, Ferien, Privat)
  • Zugriff aus Mails (Ja, Gelegentlich, Nein)
  • Wen kontaktieren
  • Unterscheidung innerhalb und ausserhalb Unternehmen

Die gesamte Meldung wird schliesslich in einer Zusammenfassung präsentiert:

Zusammenfassung Beispiel

 

Die Power-Apps können auch miteinander in Verbindung stehen. So kann zum Beispiel mit dem „Leave Request“ ein Ferienantrag an den Chef gestellt werden, welcher bei Bestätigung automatisiert auch den Out of Office Workflow auslöst.