Ambit Group investiert in Modern Workplace

Was wir täglich unseren Kunden empfehlen, setzt die Ambit Group nun konsequent selber um. Mit diversen Massnahmen und Investitionen im Bereich Modern Workplace verändern auch wir unsere Arbeitsweise und nutzen die Microsoft Lösungen für eine optimale Zusammenarbeit. Hier stellen wir die verschiedenen Elemente vor, welche wir intern schon umgesetzt haben oder die in Planung sind.  

Office 365

Als einer der ersten Massnahmen war die komplette Migration der gesamten Gruppe von On-Premise Office in die Microsoft Cloud und damit verbunden das riesen Potential der Nutzung aller Applikationen (E5) der Office Welt.  

Office 365 ermöglich uns die effiziente Zusammenarbeit innerhalb der Firma. Die verschiedenen Applikationen gestatten uns, gemeinsam auf Dokumente und Kalender zuzugreifen, Meetings zu organisieren und vor allem den internen Daten- und Wissensaustausch möglichst flüssig und transparent zu gestalten. Besonders das einfache Erstellen von Online Meetings ist für eine Firma wie die Ambit Group Gold wert, da die Kommunikation zwischen den verschiedenen Standorten erheblich erleichtert wird und die Mitarbeiter so weniger zwischen den Standorten hin und her reisen müssen.

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Microsoft Teams

Ein nächster Schritt ist die Umstellung der Telefonie auf Microsoft Teams. Was mittlerweile erfolgreich am Standort Winterthur umgesetzt wurde dient als Grundlage für die gesamte Group. Die Umstellung wurde durch die Sunrise geführt, welche zugleich unser künftiger Telefon Fixnet Anbieter ist. 

Gründe für die Umstellung sind vielfältig. Wir sind überzeugt vom Mehrwert, der uns die Microsoft Plattform bietet. Wir empfehlen die Lösungen nicht nur unseren Kunden, sondern profitieren intern selbst durch die Verwendung von Microsoft Azure Cloud, Dynamics 365, Power Platform und Office 365. So ist die Umstellung der Telefonie ein weiterer Teil der Microsoft Strategie. Nach erfolgreichem Schritt in die Cloud, der Umstellung auf Office 365 und Einführung von Microsoft Teams aus Kollabortionslösung ist es logisch, auch in der Telefonie vollständig auf MS Teams zu setzen. 

Die Umstellung der Telefonie auf Microsoft Teams ist zwar neu, der Gebrauch von MS Teams in der Ambit aber keinesfalls. So wurde Teams schon seit ca. zwei Jahren als Kollabortionslösung in der Ambit Group verwendet. Was zuerst vor allem intern verwendet wurde, um die E-Mail Flut zu reduzieren ist mittlerweile auch in Unternehmensübergreifenden Projektteams Standard.

Sehen Sie folgend die Hauptvorteile von Microsoft Teams bezogen auf die verschiedenen Verwendungsarten:

Vorteile Telefonie in Microsoft Teams

In vielen Unternehmen ist die Telefonie kein integrierter Bestandteil der IT-Landschaft, sondern steht für sich allein als Lösung da. Dies bringt zum einen höhere Kosten mit sich und andererseits macht es den Austausch von Daten und die Kommunikation insgesamt sehr viel umständlicher. Als Lösung dieser Probleme bietet sich die Cloud-basierte Lösung Microsoft Teams an. Microsoft Teams lässt sich vollständig in die IT-Landschaft integrieren. Somit ist die Telefonie nicht länger von den restlichen Kommunikationswegen im Unternehmen getrennt, sondern wird ein integrierter Bestandteil des Systems. Dies ermöglicht dem Unternehmen viele neue Möglichkeiten. 

Mit der Umstellung der Telefonie auf Microsoft Teams stehen viele neue Telefonie-Funktionen zur Verfügung, so zum Beispiel bei der Steuerung von Anrufen. Mit Teams können Sie Anrufe ganz einfach von einem Gerät auf ein anderes weiterleiten und so zum Beispiel vom PC zum Smartphone wechseln. Dies ist speziell für Mitarbeiter hilfreich, die viel unterwegs sind. Ausserdem können Nutzer selbst Weiterleitungen festlegen, sodass Anrufe am richtigen Ort eingehen. 

Weiter können über Teams Anrufe automatisch angenommen oder auf eine Begrüssungsnachricht weitergeleitet werden. Durch die Definition von Anrufgruppen lassen sich auch mehrere Mitarbeitende einer Sammelnummer zuweisen, über die Anrufe dann an die Mitarbeitenden nach zuvor festgelegten Kriterien verteilt werden. Durch die Vereinfachung der Verwaltung der gesamten Telefonanlage, macht Teams das Telefonieren im Unternehmen nicht nur sehr viel unkomplizierter und vielseitiger, sondern auch noch wesentlich effizienter. 

Weiter Vorteile: 

  • Beschäftigungsstatus stets aktuell, verknüpft mit Outlook Termine 
  • Mobile App verknüpft, Geschäftshandy wird überflüssig 
  • Voicemail mit Transkription 
  • Umwandlung in Teamscall 

Arbeiten mit Microsoft Teams innerhalb der Ambit Group

Moderne Arbeitsabläufe finden heute längst nicht mehr nur im Büro statt. Sie sind mobil, auf verschiedenen Endgeräten zu Hause und verlangen jederzeit Zugriff auf Daten und Dokumente. Dies stellt enorme Anforderungen an die verwendete Collaboration-Lösung. Eine reibungslose, unkomplizierte Zusammenarbeit muss erreicht werden. Isolierte Stand-Alone-Lösungen wie z.B. Whatsapp-Chats sind nicht die richtige Antwort. Diese gehen zu Lasten der Produktivität und widersprechen damit modernen Arbeitsstilen. 

Um genau diese Arbeitswirklichkeit in den virtuellen Raum zu transferieren, wurde Microsoft Teams als digitales Abbild des Team-Konferenzraums und Schreibtisches entwickelt. Die chat-basierte Lösung bündelt alle Informationen, ermöglicht den Austausch mit Kollegen, ob im Einzelgespräch oder in Gruppen, und das Teilen von Wissen. Dateien und Dokumente werden zentral bereitgestellt, um allen orts- und zeitunabhängig den Zugang zu relevanten Informationen zu ermöglichen und gemeinsam Wissen zu generieren. Aufgaben lassen sich direkt aus der Anwendung heraus durch eine tiefe Integration etablierter Office 365 Anwendungen effizient erledigen und die Ergebnisse direkt mit allen Teammitgliedern teilen. 

Folgend entscheidende Vorteile von Microsoft Teams: 

  • Tiefe Integration in Office 365: Alle Inhalte, Werkzeuge, Dokumente, Kontakte und Unterhaltungen sind im Arbeitsbereich von Microsoft Teams verfügbar. Zudem bietet die Lösung direkt aus dem Programm heraus Zugriff auf bekannte Office 365-Anwendungen wie SharePoint Online, OneNote, Skype for Business sowie Word, Excel und PowerPoint.  
  • Einfach Termine planen: Durch die Integration des Outlook Kalenders in Teams lassen sich direkt aus der Teams-Anwendung heraus Termine buchen und verschieben. 
  • Kommunikation über verschiedene Geräte 
  • Einbindung von Partner-Anwendungen 
  • Datenschutz- und Datensicherheitsstandards aus Office 365 

Arbeiten mit Microsoft Teams in Unternehmensübergreifenden Teams

Die meisten Projekte der Ambit Group werden in Zusammenarbeit mit weiteren Unternehmen geführt. Dies können einerseits die Mitarbeiter des Kunden sein oder andererseits auch Mitarbeiter von Partnerunternehmen. Damit diese Zusammenarbeit möglichst einfach und effizient erfolgt, setzt die Ambit auch hier auf die Vorteile von Microsoft Teams.  

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Surface Hub 2 – mehr als Bildschirm

Die neuste Hardware Anschaffung der Ambit ist ein Surface Hub 2.

Der neue Surface Hub bietet ein umfassendes digitales Whiteboard, einer Konferenzplattform und einen kollaborativen Computer, der mit der Power von Windows 10 neue Dimensionen beim Teamwork öffnet. Der Surface Hub bietet die idealen Voraussetzungen für Remote Team Sessions. Jeder Teilnehmer wird gesehen, gehört und kann aktiv aufgrund von kristallklaren Fernfeld-Lautsprechern und einer brillanten, 4K+-Bildschirmauflösung der 4K Surface Hub 2 Camera aktiv am Geschehen teilnehmen.

Dynamics 365

Als Microsoft Gold Partner für Dynamics 365 war es uns wichtig, auch intern von den vielen Vorteilen von D365 profitieren zu können. Folgende Applikationen haben wir im Einsatz:

Dynamics 365 Sales

Die erste Applikation, die wir in Betrieb genommen haben ist Dynamics 365 Sales. In der Ambit Group haben wir die Herausforderung, dass wir sowohl Gesamt-Digitalisierungsprojekte wie auch einzelne ERP oder CRM Projekte durchführen. Damit die Sales Manager der verschiedenen Bereiche stets über die Geschehnisse der anderen Bereiche informiert sind, die gesamte Historie mit den Kunden im CRM verfolgen können und eine optimale Lead Qualifikation durchgeführt werden kann, verwenden wir Dynamics 365 Sales.  

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Dynamics 365 Customer Service

Eine Stärke der Ambit Group ist, ein eigenes Support Team zu haben, welches sich um die Anliegen unserer Kunden nach Go-live annimmt. Um unsere Kunden auch bestmöglich unterstützen zu können, brauchen wir ein System, welches optimal auf unsere Prozesse abgestimmt ist und den Kontakt mit dem Kunden vereinfacht. Diese Vorteile bringen uns Microsoft Dynamics 365 Customer Service. Das neue Ticket-Portal wird offiziell ab 1.Januar 2020 aufgeschaltet und verwendet: https://customercare.ambit-group.com

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ClickDimensions

ClickDimensions ist die vollintegrierte Marketing Suite von Dynamics 365. Seit Q1 2019 haben wir bei der Ambit auf die neuste Version von ClickDimensions innerhalb von Dynamics365 umgestellt. Mit ClickDimensions führt unser Marketing Team u.a. den Newsletterversand durch, erfasst automatisierte Marketing Kampagnen und managed das Social Posting für unsere Sozialen Netzwerk Kanäle.

Der Hauptvorteil von ClickDimensions liegt in der nahtlosen Integration in Dynamics 365. Im Gegensatz zu isolierten Tools können Sie auf Ihre Prozesse über alle Channels hinweg Marketing mit maximaler Relevanz betreiben.

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Dynamics 365 Human Resources (Skill Management)

Mit Microsoft Dynamics 365 Human Resources steht eine Applikation bereit, um die Prozesse im Personalwesen zu erleichtern und die Personalentwicklung voranzutreiben. Die Ambit Group nutzt die App in erster Linie für folgende Tätigkeiten:

  • Übersicht über persönliche Mitarbeiterdaten, welche für die Firma relevant sind (Telefonnummern, Email, Kontaktdaten, VISADaten etc.)
  • FreigabeWorkflow für Absenzen wie Ferien, Business Trips und geplante Absenzen
  • Aufbau der persönlichen Skills Matrix für die Mitarbeiterentwicklung
  • Zukünftig: HR Prozesse im Bereich Einstellung und Austritt
  • Zukünftig: Nutzung für Recruitment Prozesse

Die Einführung von D365 HR wurde in einem ersten Schritt mit den Mitarbeitern in Wetzikon durchgeführt, um Erfahrungen zu sammeln und eine Best Practice für die Gruppe zu entwickeln. Nach einigen Optimierungen ist nun auch seit dem Q4 2019 die Applikation in der gesamten Gruppe ausgerollt.

Next Step: Dynamics 365 Finance

Das Projekt Dynamics 365 Finance innerhalb der Ambit Group ist bereits am Laufen und soll im ersten Halbjahr 2020 abgeschlossen werden.

Interessieren Sie sich für dieses Thema? Gerne bin ich bei Fragen für Sie da.

Christian Schipp, CMO / Head Sales CRM

christian.schipp@!ambit-group.com
+41 79 954 17 09