Ambit Group: Mit EasyLife365 Ressourcen für Zusammenarbeit nachhaltig und effizient managen

EasyLife 365 Collaboration-Umgebung

effizient & nachhaltig

Wir stellen unsere Partner vor: Experts Inside mit EasyLife 365

Januar 2025

Ambit Group verwaltet mit EasyLife 365 Collaboration-Umgebung effizient und nachhaltig

Einführung von EasyLife 365 bei der Ambit Group

Neu arbeiten wir bei der Ambit Group mit EasyLife 365 Collaboration. Warum wir uns dafür entschieden haben und was es uns gebracht hat, erfahrt ihr im Beitrag.

Was ist EasyLife 365 überhaupt?

EasyLife 365 ist ein innovatives Add-On für Microsoft Collaboration Tools wie Teams und SharePoint. Es hilft Unternehmen dabei, ihre Datengovernance nachhaltig zu verfolgen und gleichzeitig eine klare Übersicht über ihre Daten zu behalten. Mit EasyLife 365 können die bereits vorhandenen Microsoft-Funktionen erweitert werden und ermöglichen damit ein effektives Lifecycle-Management von Collaboration Tools.

Ambit Group entscheidet sich für EasyLife 365 Collaboration

Neben EasyLife 365 Collaboration bietet ExpertsInside auch EasyLife 365 Mail, EasyLife 365 Identity und EasyMeet 365 an. Alle Produkte bedienen Microsoft Produkte und optimieren diese. Mehr Infos dazu: EasyLife 365 Solutions.

Die Ambit Group hat EasyLife 365 eingeführt und damit ein Lifecycle-Management für Teams, Outlook, SharePoint, OneDrive, Gastkonten und Viva Engage (ehemals Yammer) und Microsoft Groups. Damit reduziert es den Verwaltungsaufwand bei der IT enorm, erleichtert die Zusammenarbeit, hält den virtuellen Arbeitsplatz sauber und erhöht die Sicherheit. 

Warum EasyLife 365 bei der Ambit Group?

Bei der Ambit Group arbeiten wir intensiv mit unseren Kunden und Partnern in Projekten zusammen. Für die Zusammenarbeit nutzen wir hauptsächlich Microsoft Teams. Dadurch entstehen entsprechend viele Kollaborationsressourcen wie Teams, SharePoint Seiten oder auch Gastaccounts.

Mit der Zunahme von Kollaborationsressourcen stieg bei der Ambit Group intern der administrative Aufwand, um die Governance einzuhalten und strukturiert einen Überblick zu behalten. Aufgrund des steigenden Aufwands war bald klar, dass eine einheitliche, möglichst automatisierte Lösung benötigt wurde.

Microsoft stellt einige Möglichkeiten zur Verfügung, den Lebenszyklus dieser Ressourcen zu verwalten. Im Moment sind diese jedoch unzureichend für eine ganzheitliche Governance-Lösung.

Aus diesem Grund haben wir nach einer umfassenden Lösung gesucht und uns schlussendlich für EasyLife365 Collaboration entschieden.

 

Wie sind wir bei der Ambit Group vorgegangen?

Bedarfsanalyse

Microsoft bietet gewisse Governance-Funktionen in ihrer Produktpalette an, jedoch bieten sie kein vollständiges Gesamtpaket an. Daher haben wir uns nach Tools von Drittanbietern umgeschaut und sind so auf EasyLife 365 gestossen. Mit der Teams App und Abdeckung der Microsoft 365 Suite passt EasyLife 365 perfekt in unsere Systemlandschaft.

Erstkontakt & Initialsetup

Nach Kontaktaufnahme mit dem Team von EasyLife 365 wurde uns während einer einstündigen Videokonferenz der Tenant eingerichtet. Dabei wurden uns die wichtigsten Funktionen, Bedienung und Aufbau anhand eines Beispiels erklärt.

Datenbereinigung vor Implementierung

Nach dem ersten Setup haben wir uns intern entschieden, bestehende Ressourcen manuell zu überprüfen und zu bereinigen. Damit wollten wir eine saubere Basis für die Implementierung gewährleisten. Diese Bereinigung bedeutete zeitlich zwar einen Mehraufwand, reduzierte im Nachhinein den Aufwand beim Rollout und der zu prüfenden Ressourcen danach. 

Konfiguration und Testen

Die verschiedenen Ressourcen (Teams, SharePoint, Gast User) benötigten im Anschluss klare Richtlinien, die den Lifecycle der Ressourcen begleiten und verwalten. Neu werden heute die Besitzer der Ressourcen in regelmässigen Abständen aufgefordert, die Zugriffe zu überprüfen. Bei Nichtgebrauch werden die entsprechenden Ressourcen automatisch archiviert.

Um für verschiedene Anwendungsfälle ein standardisiertes Vorgehen gewährleisten zu können, haben wir entsprechende Vorlagen erstellt. Diese ermöglichen eine automatisierte und immer gleiche Erstellung von Ressourcen (z.B. für Projektteams).

Bei Rollout der Pilotphase konnten Templates und Richtlinien auf einzelnen Ressourcen getestet werden. Durch die einfache Bedienoberfläche und die gute Dokumentation hat alles in allem die Einführung nicht länger als einen Monat in Anspruch genommen. 

Vorteile von Easylife 365 für die Ambit Group

Effizienteres Arbeiten dank EasyLife 365

EasyLife 365 hat die Zeit, die für das Erstellen und Verwalten von Teams benötigt wird, erheblich reduziert.

Es bietet einerseits eine kompakte Übersicht über Teams, bei denen man Owner ist und ermöglicht ein schnelles Verwalten, Archivieren und Löschen von Ressourcen. 

Auch müssen Ressourcen wie z.B. Teams für Projekte nicht mehr zeitaufwändig manuell erstellt und eingerichtet werden, sondern lassen sich durch die Templates automatisch mit benötigten Add-ons wie OneNote o.Ä. provisionieren.

Zeitersparnis dank Automatisierung

Ressourcen werden dank EasyLife 365 Collaboration nun während ihres Lifecycles automatisch betreut und überwacht. 

Ein manuelles Eingreifen ist nur dann erforderlich, wenn eine Ressource die Richtlinien nicht mehr einhält. 

Die manuelle Arbeit konnte jedoch auf ein Minimum reduziert werden, da die zuständigen Personen automatisch benachrichtigt werden und über die Teams App mit wenigen Klicks die entsprechenden Massnahmen vornehmen.

Einhaltung der Governance

Durch die festgelegten Richtlinien kann sichergestellt werden, dass die Kollaborationsressourcen jederzeit die Governance einhalten.

Fazit: Easylife 365 bei der Ambit Group

“Die Einführung von Easylife 365 hilft uns heute, unsere Daten effizient zu verwalten und definierte Governance-Anforderungen zu erfüllen. Die Zusammenarbeit mit Experts Inside war reibungslos und die Einführung des Tools war sehr übersichtlich und intuitiv. Insgesamt war es eine lohnende Investition, die unsere Arbeitsweise deutlich verbessert hat.”

Stefan Amacker, IT-Infrastruktur, Ambit Group

Über Easylife

Mit EasyLife 365 können Sie die Verwaltung des Lebenszyklus automatisieren, die Sicherheitsmassnahmen verstärken und die Einhaltung der Vorschriften bei jedem Schritt gewährleisten.

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Christian Schipp, Chief Business Development Officer

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