EasyLife 365 Collaboration-Umgebung
effizient & nachhaltig
effizient & nachhaltig
Januar 2025
Neu arbeiten wir bei der Ambit Group mit EasyLife 365 Collaboration. Warum wir uns dafür entschieden haben und was es uns gebracht hat, erfahrt ihr im Beitrag.
EasyLife 365 ist ein innovatives Add-On für Microsoft Collaboration Tools wie Teams und SharePoint. Es hilft Unternehmen dabei, ihre Datengovernance nachhaltig zu verfolgen und gleichzeitig eine klare Übersicht über ihre Daten zu behalten. Mit EasyLife 365 können die bereits vorhandenen Microsoft-Funktionen erweitert werden und ermöglichen damit ein effektives Lifecycle-Management von Collaboration Tools.
Neben EasyLife 365 Collaboration bietet ExpertsInside auch EasyLife 365 Mail, EasyLife 365 Identity und EasyMeet 365 an. Alle Produkte bedienen Microsoft Produkte und optimieren diese. Mehr Infos dazu: EasyLife 365 Solutions.
Die Ambit Group hat EasyLife 365 eingeführt und damit ein Lifecycle-Management für Teams, Outlook, SharePoint, OneDrive, Gastkonten und Viva Engage (ehemals Yammer) und Microsoft Groups. Damit reduziert es den Verwaltungsaufwand bei der IT enorm, erleichtert die Zusammenarbeit, hält den virtuellen Arbeitsplatz sauber und erhöht die Sicherheit.
Bei der Ambit Group arbeiten wir intensiv mit unseren Kunden und Partnern in Projekten zusammen. Für die Zusammenarbeit nutzen wir hauptsächlich Microsoft Teams. Dadurch entstehen entsprechend viele Kollaborationsressourcen wie Teams, SharePoint Seiten oder auch Gastaccounts.
Mit der Zunahme von Kollaborationsressourcen stieg bei der Ambit Group intern der administrative Aufwand, um die Governance einzuhalten und strukturiert einen Überblick zu behalten. Aufgrund des steigenden Aufwands war bald klar, dass eine einheitliche, möglichst automatisierte Lösung benötigt wurde.
Microsoft stellt einige Möglichkeiten zur Verfügung, den Lebenszyklus dieser Ressourcen zu verwalten. Im Moment sind diese jedoch unzureichend für eine ganzheitliche Governance-Lösung.
Aus diesem Grund haben wir nach einer umfassenden Lösung gesucht und uns schlussendlich für EasyLife365 Collaboration entschieden.
Microsoft bietet gewisse Governance-Funktionen in ihrer Produktpalette an, jedoch bieten sie kein vollständiges Gesamtpaket an. Daher haben wir uns nach Tools von Drittanbietern umgeschaut und sind so auf EasyLife 365 gestossen. Mit der Teams App und Abdeckung der Microsoft 365 Suite passt EasyLife 365 perfekt in unsere Systemlandschaft.
Nach Kontaktaufnahme mit dem Team von EasyLife 365 wurde uns während einer einstündigen Videokonferenz der Tenant eingerichtet. Dabei wurden uns die wichtigsten Funktionen, Bedienung und Aufbau anhand eines Beispiels erklärt.
Nach dem ersten Setup haben wir uns intern entschieden, bestehende Ressourcen manuell zu überprüfen und zu bereinigen. Damit wollten wir eine saubere Basis für die Implementierung gewährleisten. Diese Bereinigung bedeutete zeitlich zwar einen Mehraufwand, reduzierte im Nachhinein den Aufwand beim Rollout und der zu prüfenden Ressourcen danach.
Die verschiedenen Ressourcen (Teams, SharePoint, Gast User) benötigten im Anschluss klare Richtlinien, die den Lifecycle der Ressourcen begleiten und verwalten. Neu werden heute die Besitzer der Ressourcen in regelmässigen Abständen aufgefordert, die Zugriffe zu überprüfen. Bei Nichtgebrauch werden die entsprechenden Ressourcen automatisch archiviert.
Um für verschiedene Anwendungsfälle ein standardisiertes Vorgehen gewährleisten zu können, haben wir entsprechende Vorlagen erstellt. Diese ermöglichen eine automatisierte und immer gleiche Erstellung von Ressourcen (z.B. für Projektteams).
Bei Rollout der Pilotphase konnten Templates und Richtlinien auf einzelnen Ressourcen getestet werden. Durch die einfache Bedienoberfläche und die gute Dokumentation hat alles in allem die Einführung nicht länger als einen Monat in Anspruch genommen.
EasyLife 365 hat die Zeit, die für das Erstellen und Verwalten von Teams benötigt wird, erheblich reduziert.
Es bietet einerseits eine kompakte Übersicht über Teams, bei denen man Owner ist und ermöglicht ein schnelles Verwalten, Archivieren und Löschen von Ressourcen.
Auch müssen Ressourcen wie z.B. Teams für Projekte nicht mehr zeitaufwändig manuell erstellt und eingerichtet werden, sondern lassen sich durch die Templates automatisch mit benötigten Add-ons wie OneNote o.Ä. provisionieren.
Ressourcen werden dank EasyLife 365 Collaboration nun während ihres Lifecycles automatisch betreut und überwacht.
Ein manuelles Eingreifen ist nur dann erforderlich, wenn eine Ressource die Richtlinien nicht mehr einhält.
Die manuelle Arbeit konnte jedoch auf ein Minimum reduziert werden, da die zuständigen Personen automatisch benachrichtigt werden und über die Teams App mit wenigen Klicks die entsprechenden Massnahmen vornehmen.
Durch die festgelegten Richtlinien kann sichergestellt werden, dass die Kollaborationsressourcen jederzeit die Governance einhalten.
Stefan Amacker, IT-Infrastruktur, Ambit Group
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