Success Story / Business Unit NPO & Education
Dezember 2023
DEFA-Stiftung erfolgreich mit Microsoft Dynamics 365 in die Cloud
Die DEFA-Stiftung hat sich dazu ausgesprochen, sich für die Zukunft effektiver aufzustellen. Im Rahmen ihrer langfristigen Datenbank-Strategie wollte man mit der Microsoft Plattform Dynamics 365 nun in die Cloud wechseln und das bisherige System Infor CRM ablösen. Die Systemarchitektur sollte vereinfacht und Silos abgebaut werden. Aus den Herausforderungen der Vergangenheit gelernt, war der Leitspruch des Projekts "so nah wie möglich am System-Standard bleiben".
Die Ausgangslage
Die DEFA-Stiftung arbeitete bereits seit Jahren mit dem Infor-CRM, das an weitere Spezialisten-Systeme angebunden war. Verschiedene Anforderungen haben hier zu Individual-Lösungen geführt, die die Pflege des Gesamt-Systems und seiner vielfältigen Schnittstellen sehr aufwändig machte. In der heterogenen System Architektur mussten Anpassungen hard gecoded werden. Eine Aufgabe, die nur durch IT-Spezialisten vorgenommen werden konnte.
Die Silo-Struktur hatte keine Transparenz und viel Aufwand in der Pflege des Systems zur Folge. Ausserdem fehlte der Überblick über alle gespeicherten Merkmale über die Silos hinweg. Auswertungen kosteten viel Zeit und mussten über verschiedene Datenbanken zusammengetragen werden.
Microsoft Dynamics 365 Marketing & Sales zentral
Als zentrales System innerhalb der Organisation erleichtert das CRM eine strukturierte Bearbeitung und Verwaltung des Materialbestandes. Die Einbindung der Applikationen Marketing und Sales konnte mehrere Silos abbauen. Im Zuge der Umstellung wurden neue Verknüpfungen zwischen einzelnen Funktionen hergestellt, Stammdaten im System angelegt und filmbezogene Daten aufbereitet. Die Zielsetzung "nah am Standard" zu bleiben konnte für sämtliche migrierte Funktionalitäten eingehalten werden.
Im Gegensatz zum bisherigen CRM-System, das mit einem hohen Maß an Hard Coding verbunden war, erlaubt die neue Lösung den Einsatz von Low-Code (Power Automate, Power Apps). Bisher fest eingebundene Berichte können jetzt vom Benutzer individualisiert werden durch den Einsatz standardisierter Tools wie Documents Core Pack.
"Die DEFA-Stiftung ist mit Bravour in die Cloud gestartet: dank der vertrauensvollen Zusammenarbeit mit einem tollen, super-kompetenten Team, mit einem regen Austausch und dem offenen Ohr für unseren Input. Ein Musterprojekt für die optimale Projektabwicklung. Herzlichen Dank an alle, die uns dabei unterstützt haben. Wir haben das gemeinsam erreicht!"
André Wollner, Solution Architect Ambit Group
DEFA-Stiftung profitiert von Microsoft Dynamics 365 in der Cloud
Heute profitiert die DEFA-Stiftung von einem unkomplizierten Film- und Materialverwaltungssystem mit intelligenten Verbindungen zwischen verschiedenen Datensätzen, die alle über eine zentrale Schnittstelle zugänglich sind. Die moderne Arbeitsumgebung der Microsoft-Plattform wird ständig um neue Funktionen erweitert und ist für die DEFA-Stiftung nahtlos und unkompliziert integriert.
In der Vergangenheit musste die DEFA-Stiftung Innovationen für die On-Premise-Lösung selbst entwickeln. Jetzt ist das System von überall her zugänglich, auch ohne VPN. Die Systemarchitektur wurde durch die Standardisierung auf die Microsoft Dynamics Plattform deutlich vereinfacht, sodass Informationen jetzt auf Knopfdruck über eine attraktive Benutzeroberfläche verfügbar sind. Durch die Cloud-Integration wurden wertvolle IT-Ressourcen freigesetzt, um andere wichtige Initiativen voranzutreiben für eine effektive Zukunft der DEFA-Stiftung.
Über die DEFA-Stiftung
Die DEFA-Stiftung ist für die Bewahrung des Kinoerbes der DDR verantwortlich. Ziel der 1998 gegründeten Stiftung ist es, kommenden Generationen das DEFA-Erbe als Quelle für zeithistorische, politische, ästhetische Forschungen und künstlerische Entdeckungen zu überliefern.
Ihr Bestand umfasst die gesamte Kinoproduktion der DDR aus fast fünf Jahrzehnten. Mit etwa 13.500 Filmen versteht sich die DEFA-Stiftung als eine Institution, die kulturelles Wissen vermittelt. Ihre Filme sind Teil des kulturellen Gedächtnisses und dienen der aktuellen Auseinandersetzung mit gesellschaftlich relevanten Themen.
Weitere Informationen zur DEFA-Stiftung: https://www.defa-stiftung.de/
Weiterführende Informationen / Links
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Thomas Lewandowski, Business Unit Lead NPO & Education
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