Ambit Group - Digitale Signaturen mit DeepSign, Power Platform und Dynamics 365

Verträge und Genehmigungsprozesse vollständig digitalisieren

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen endet oft genau dort, wo eine Unterschrift benötigt wird. Verträge werden erstellt, per E Mail verschickt, ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und anschließend zurückgesendet. Dieser Medienbruch kostet Zeit, führt zu Fehlern und verhindert eine durchgängig automatisierte Prozesskette.

Mit der Kombination aus DeepSign, Microsoft Dynamics 365 CE, der Microsoft Power Platform und DocumentsCorePack lässt sich dieser Ablauf vollständig digitalisieren.

Als Partner von DeepSign und mscrm addons ermöglicht die Ambit Group Unternehmen und Organisationen, Unterschriftsprozesse direkt aus Dynamics 365 oder Model Driven Power Apps heraus zu automatisieren. Die Lösung ist sicher, rechtssicher und nahtlos in bestehende Geschäftsprozesse integriert.

Digitale Signaturen mit DeepSign, Power Platform und Dynamics 365

Warum digitale Signaturen heute entscheidend sind

Verträge, Freigaben und Einverständniserklärungen gehören in fast jeder Organisation zum Alltag, von Kundenverträgen über Angebote bis hin zu internen Genehmigungen.

Trotz moderner CRM und ERP Systeme laufen diese Prozesse oft noch manuell. Dokumente werden per E Mail verschickt, ausgedruckt, unterschrieben und wieder zurückgesendet.

Das führt zu Verzögerungen, höherem Aufwand und fehlender Transparenz sowie zu Risiken durch mangelnde Nachvollziehbarkeit und rechtliche Unsicherheiten.

Digitale Signaturen schaffen Abhilfe und ermöglichen schnelle, transparente und rechtssichere Unterschriftsprozesse, die Ihre Geschäftsabläufe durchgängig digital und effizient machen.

DeepSign: Digitale Signaturen aus der Schweiz

DeepSign ist eine moderne Plattform für elektronische Signaturen und digitale Vertragsprozesse, entwickelt mit Fokus auf Sicherheit, Compliance und Integration.

Wichtige Eigenschaften der Plattform:

1. Rechtssichere Signaturen: DeepSign unterstützt verschiedene Signaturtypen gemäss europäischen und schweizerischen Standards (z. B. eIDAS bzw. ZertES).
2. Höchste Sicherheitsstandards: Dokumente werden kryptographisch signiert und nachvollziehbar archiviert.
3. Digitale Signaturprozesse: Mehrere Unterzeichner, definierte Reihenfolgen oder parallele Signaturen lassen sich einfach orchestrieren.
4. API-basierte Integration: Die Plattform kann direkt in bestehende Geschäftsanwendungen integriert werden – beispielsweise CRM- oder Prozessplattformen.

Damit eignet sich DeepSign ideal für den Einsatz in digitalisierten Business-Prozessen.
 

DocumentsCorePack: Dokumente automatisiert erstellen

Die Grundlage für einen digitalen Signaturprozess ist meist ein Dokument, das aus Geschäftsdaten generiert wird.

Hier kommt DocumentsCorePack ins Spiel.

DocumentsCorePack ist eine etablierte Lösung für Dokumentenerstellung und Dokumentenautomatisierung in Dynamics 365 und der Power Platform.

Typische Funktionen:

  • automatische Erstellung von Verträgen, Angeboten oder Bestätigungen
  • Word- oder PDF-Templates mit CRM-Daten
  • Versand von Dokumenten per E-Mail
  • automatisierte Dokumentenprozesse
  • Integration in Workflows und Power Automate

Damit lassen sich Dokumente vollständig automatisiert aus Geschäftsdaten erzeugen.

Die Kombination: Von CRM-Daten zur digitalen Unterschrift

Der eigentliche Mehrwert entsteht durch die Kombination der drei Komponenten:

  • Dynamics 365 / Power Apps – System of Record
  • DocumentsCorePack – Dokumentenerstellung
  • DeepSign – digitale Signatur

Gemeinsam ermöglichen sie einen durchgängigen End-to-End-Prozess für Verträge und Dokumente.

Von der Erfassung der Daten im CRM über die automatisierte Erstellung der Dokumente bis hin zur digitalen Unterschrift laufen alle Schritte nahtlos in einem System ab.

Typischer Ablauf

  1. Daten im CRM: Alle relevanten Informationen liegen in Dynamics 365 oder einer Model Driven Power App vor (z. B. Kunde, Angebot, Vertrag).
  2. Dokument generieren: DocumentsCorePack erstellt automatisch ein Dokument (z. B. Vertrag oder Angebot) aus einem Template.
  3. Signaturprozess starten: Das Dokument wird direkt aus dem System an DeepSign übergeben.
  4. Digitale Unterschrift: Der Empfänger erhält einen Signaturlink und kann das Dokument digital unterschreiben.
  5. Rückführung ins CRM: Das unterschriebene Dokument wird automatisch im CRM gespeichert und der Prozess abgeschlossen.

Das Resultat ist ein vollständig digitaler Vertragsprozess ohne Medienbruch.

Praxisbeispiele für digitale Signaturprozesse

Die Kombination aus Dynamics 365, Power Platform, DocumentsCorePack und DeepSign eignet sich für zahlreiche Anwendungsfälle.

Service- und Wartungsverträge

  • Servicevereinbarungen digital bestätigen
  • Vertragsverlängerungen automatisieren

Personalwesen

  • Arbeitsverträge digital unterschreiben
  • NDA-Dokumente automatisieren

Compliance und Governance

  • Genehmigungsprozesse dokumentieren
  • Audit-Trail für Unterschriften sicherstellen

Vertriebsprozesse

  • Angebote digital unterschreiben
  • Vertragsabschlüsse beschleunigen
  • Sales Cycle verkürzen

Nonprofit und Verbände

  • Mitgliedschaftsanträge unterschreiben
  • Digitale Spendenvereinbarungen
  • Freiwilligenvereinbarungen verwalten

Vorteile für Unternehmen und Organisationen

Eine integrierte digitale Signaturlösung bietet klare strategische Vorteile:

  • Schnellere Vertragsabschlüsse: Dokumente können sofort unterschrieben werden, unabhängig von Ort oder Gerät.
  • Durchgängige Digitalisierung: Der gesamte Prozess bleibt im System und ist jederzeit nachvollziehbar.
  • Weniger administrativer Aufwand: Manuelle Schritte wie Drucken, Scannen und Nachverfolgen entfallen.
  • Höhere Datenqualität: Dokumente sind direkt mit Ihren Geschäftsdaten verknüpft.
  • Skalierbare Prozessautomatisierung: Signaturprozesse lassen sich einfach in Power Automate oder Businessprozesse integrieren.

Ein Baustein für moderne Business-Plattformen

Viele Organisationen setzen heute auf Plattformarchitekturen für ihre Geschäftsprozesse.

Typische Bestandteile sind:

  • CRM und ERP als Kernsysteme
  • Automatisierungs- und Prozessplattformen
  • Engagement- und Kommunikationssysteme
  • Analytics und KI

Digitale Signaturen sind ein zentraler Bestandteil dieser Architektur.

Mit DeepSign, DocumentsCorePack und der Microsoft Plattform lassen sich Vertragsprozesse nahtlos und vollständig in diese Plattformstrategie integrieren.

Fazit

Digitale Signaturen sind ein entscheidender Schritt auf dem Weg zu vollständig digitalisierten Geschäftsprozessen.

Durch die Kombination von:

  • Microsoft Dynamics 365
  • Microsoft Power Platform
  • DocumentsCorePack
  • DeepSign

können Unternehmen Vertragsprozesse automatisieren, beschleunigen und rechtssicher digitalisieren.

Als Partner dieser Lösungen unterstützt die Ambit Group Organisationen dabei, digitale Signaturprozesse nahtlos in ihre CRM- und Plattformlösungen zu integrieren – vom Dokumenten-Template bis zur rechtsgültigen digitalen Unterschrift.

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Wir zeigen Ihnen gerne, wie sich DeepSign, DocumentsCorePack und Dynamics 365 zu einem durchgängigen Signaturprozess verbinden lassen.

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Quellen