Ambit Group: Einblick in die Einführung einer NPO-Plattformlösung

Einblick in die Einführung einer NPO-Plattformlösung

Projekt "Ojanda" – so hat Helvetas Schweiz ihr NPO-Pionierprojekt zur Ablösung ihrer bisherigen Branchensoftware und zur Einführung einer effizienten und zukunftsfähigen Marketing-Automation getauft. Im Sommer 2022 – nach zwei intensiven Projektjahren – haben die Teams auf beiden Seiten gemeinsam auf den erfolgreichen Go-live anstossen dürfen. Das ist alles andere als selbstverständlich, denn NPO stehen in einem Mammutprojekt wie diesem vor grossen, branchenspezifischen Herausforderungen.

Mit der neuen CRM-Lösung ist Helvetas heute in der Lage, den gesamten Prozess vom Lead bis zur Spende end-to-end abzubilden (Kampagnenplanung, Spendenabwicklung über diverse Kanäle und Spendenbuchhaltung, Verdankung von Spenden, weiterer Follow-up-Prozesse). Auch dem Individual Fundraising wurde Rechnung getragen, mit der Implementierung von Betreuungsprozessen für Major Donor, Institutionen oder Legaten. Millionen Datensätze sind vom bisherigen Kernsystem migriert und bieten heute eine 360°-Sicht auf den Spender/Gönner in einem einzigen System.

Ursina Thöni (Head of Data & Analytics, Helvetas Schweiz) spricht im Rahmen der digitalen Messe inspire von RaiseNow im Interview mit Thomas Lewandowski (Business Unit Lead NPO & Education) über Tücken eines solchen CRM-Projekts und gibt entsprechende Tipps & Tricks. Sie teilt im Interview ihre Schlüsselmomente und erklärt, wie sie die ersten Monate nach dem Go-live erlebt hat.

we make your ambition work.

Interview mit Ursina Thöni, Head of Data & Analytics, HELVETAS

Ein Auszug aus dem Gespräch

Was waren die grössten Herausforderungen, oder Knackpunkte, in diesem Projekt?

"Ganz grundsätzlich ist es dem NPO-Business geschuldet, dass wir den Scope nicht beliebig verkleinern können. Normalerweise arbeitet man in einem solchen Projekt in verdaubaren Happen, step-by-step. Das war hier nicht möglich – vom Spendenaufruf zum Spendeneingang, über ganz unterschiedliche Kanäle, bis zur Spendenverarbeitung, Spendenverbuchung und Spendenverdankung – das ist ein end-to-end Prozess. Dieser muss bei Go-live komplett implementiert sein, das heisst, man hat diverse Schnittstellen, welche man gleichzeitig einführen muss. Somit wird das Projekt sehr schnell sehr gross. Man benötigt genügend Ressourcen, mitunter Projektleitung, Projektteam und Produktspezialisten dafür. Ein grosses Thema ist auch die Datenmigration mit Millionen von Datensätzen, die es in sich hat."

Was empfiehlst du in der Vorbereitung eines solchen CRM-Projektes? 

"Neben der erwähnten Projektleitung, welche man nicht nebenbei macht, und dem technisch affinen Team, ist Management Attention sehr wichtig! Man muss ins Management Board gehen und da Verständnis und Ressourcen zugesprochen bekommen, damit das Projektteam den Rücken freihat. Wenn das Projekt läuft, muss man sich bereits Gedanken über den Change machen. Wie kann ich meine Key-User und User onboarden? Wie mache ich Lust auf das Projekt? Wie nehme ich die Angst davor? Da haben wir sehr viel gemacht und auch sehr viel kommuniziert - waren in den Teams, haben Change Management betrieben, haben versucht ins Storytelling zu gehen - die Reise in die neue Galaxy, die Rakete, die sich baut - haben Newsletter geschrieben, um die Leute mitzunehmen."  

Weitere Infomationen / Links

Interessieren Sie sich für dieses Thema? Gerne bin ich bei Fragen für Sie da.

Thomas Lewandowski, Business Unit Lead NPO & Education

thomas.lewandowski@!ambit-group.com
+49 151 22 94 88 63